۸ ویژگی مخفی مایکروسافت ۳۶۵ که بهره‌ وری شما را متحول می‌کنند؛ از هوش مصنوعی تا ویرایش ویدیو

اگر شما هم مانند بسیاری از کاربران هستید، احتمالاً تنها از بخش کوچکی از قابلیت‌هایی که اشتراک مایکروسافت ۳۶۵ (Microsoft 365) در اختیارتان می‌گذارد، استفاده می‌کنید. تا پیش از این، شاید تصور می‌کردید این سرویس تنها برای ایجاد اسناد در Word و مدیریت ایمیل‌ها در Outlook است. اما واقعیت این است که گنجینه‌ای از برنامه‌ها و ویژگی‌های کاربردی در این پلتفرم وجود دارد که منتظر کشف شدن هستند.

به گزارش بخش اخبار فناوری زوم تک به نقل از BGR، اشتراک مایکروسافت ۳۶۵ دسترسی شما را به مجموعه‌ای از ابزارها، اپلیکیشن‌ها، سرویس‌های ابری و ویژگی‌های امنیتی باز می‌کند که شاید حتی از وجود آن‌ها بی‌خبر باشید. اینکه آیا می‌توانید از همه موارد موجود در این لیست استفاده کنید، به نوع پلن شما بستگی دارد. البته ما مواردی را که صرفاً مخصوص اشتراک‌های تجاری (Business) یا سازمانی (Enterprise) باشند، در نظر نگرفته‌ایم؛ بنابراین همه این ویژگی‌ها باید با یک پلن شخصی (Personal) نیز کار کنند. با این حال، اگر از پلن خانوادگی (Family) استفاده می‌کنید، برخی ویژگی‌ها ممکن است فقط برای صاحب اصلی حساب در دسترس باشد. همچنین پلن‌های دانش‌آموزی و آموزشی ممکن است بسته به نحوه تنظیم آن‌ها محدودتر باشند.

اینکه آیا واقعاً نیاز دارید استفاده از ویژگی‌های زیر را شروع کنید، کاملاً به اهداف شما بستگی دارد. اما در بیشتر موارد، حتی اگر بلافاصله به آن‌ها نیاز نداشته باشید، کار با آن‌ها سرگرم‌کننده است و دانستن وجودشان مفید خواهد بود. دفعه بعد که نیاز به حذف پس‌زمینه یک عکس دارید یا می‌خواهید نام سرود ملی ماداگاسکار را به یک صفحه گسترده اکسل (Excel) اضافه کنید، می‌دانید که این یکی از ویژگی‌هایی است که قبلاً بابت آن پول پرداخت کرده‌اید.

۱. کوپایلت (Copilot)؛ دستیار هوشمند شما

دستیار هوش مصنوعی مولد مایکروسافت، یعنی Copilot، دقیقاً یک ویژگی مخفی نیست؛ چرا که شرکت تمام تلاش خود را برای تبلیغ آن انجام می‌دهد. شما می‌توانید بدون داشتن اشتراک مایکروسافت ۳۶۵ نیز به چت‌بات کوپایلت دسترسی داشته باشید، و اگر فقط می‌خواهید چند سوال از یک مدل زبانی بزرگ بپرسید، همین کافی است. اما اشتراک‌های مایکروسافت ۳۶۵ با ادغام کوپایلت در چندین برنامه دیگر، کار را فراتر می‌برند.

بنابراین، هوش مصنوعی می‌تواند در Word پیش‌نویس تهیه کند، متن را بازنویسی کند یا اسناد را خلاصه نماید. در اکسل می‌تواند داده‌ها را تحلیل کند، نمودار بسازد و فرمول تولید کند. یا در Outlook ایمیل‌ها را پیش‌نویس کند، رشته‌پیام‌های طولانی را خلاصه کرده و پاسخ‌هایی را پیشنهاد دهد. در پاورپوینت، اکنون می‌توانید عملاً ساخت یک ارائه کامل را به هوش مصنوعی بسپارید. فقط کافیست تایپ کنید: «استراتژی‌هایی برای به حداکثر رساندن سود و بهینه‌سازی شایستگی‌های اصلی ما» و اجازه دهید کوپایلت کار را انجام دهد. توجه داشته باشید که برخی اقدامات از اعتبار هوش مصنوعی استفاده می‌کنند که هر ماه در حساب مایکروسافت شما شارژ می‌شود.

ویژگی‌های ادغام‌شده کوپایلت از «مفید» تا «آزاردهنده» متغیر هستند. اگر می‌خواهید عملکرد کوپایلت را خاموش کنید، می‌توانید در Word، Excel و PowerPoint روی File کلیک کنید، Options را انتخاب نمایید، به تب Copilot بروید و تیک گزینه Enable Copilot را بردارید.

۲. وان‌ درایو (OneDrive) و صندوق شخصی

اگر اشتراک مایکروسافت ۳۶۵ دارید، به جای ۵ گیگابایت ناچیز در طرح رایگان، تا ۱ ترابایت فضای ذخیره‌سازی ابری در OneDrive دریافت می‌کنید. وان‌درایو ویژگی‌های دیگری نیز دارد، مانند گزینه بازیابی فایل‌ها به نسخه‌های قبلی از طریق تاریخچه نسخه (Version History) و ویژگی صندوق شخصی (Personal Vault). این یک منطقه محافظت‌شده در فضای ذخیره‌سازی شماست که لایه امنیتی اضافه‌ای را با استفاده از روش‌های احراز هویت مانند اثر انگشت، تشخیص چهره یا پین کد ارائه می‌دهد. در حساب رایگان محدود به سه فایل هستید، اما با اشتراک ۳۶۵ می‌توانید هر تعداد فایل که بخواهید را در صندوق خود قفل کنید.

وان‌درایو نیز این روزها به ویژگی‌های کوپایلت مجهز شده است. اگر فایلی را باز کنید، می‌توانید از کوپایلت سوالاتی مرتبط با آن سند بپرسید، مانند خلاصه‌سازی یا پاسخ به سوالات خاصی مثل «گران‌ترین آیتم در این فاکتور چیست؟». این قابلیت با Word، Excel، PowerPoint و حتی PDF کار می‌کند.

۳. مایکروسافت کلیپ‌ چمپ (Microsoft Clipchamp)

برنامه Clipchamp ویرایشگر ویدیوی مایکروسافت است. اگر آن را نصب ندارید، می‌توانید دانلود کنید یا از نسخه مبتنی بر وب استفاده نمایید. نسخه رایگان وجود دارد، اما با اشتراک ۳۶۵ ویژگی‌های بیشتری مانند خروجی ویدیوی 4K با کیفیت بالا، کتابخانه بزرگتری از ویدیوها و صداهای آماده (Stock) و فیلترهای بیشتر دریافت می‌کنید. کار با آن بسیار ساده است و بیشتر بر اساس کشیدن و رها کردن (Drag and drop) عمل می‌کند.

شما می‌توانید لایه‌های تصویر، موسیقی پس‌زمینه، صدا و متن را اضافه کنید. قابلیت حذف نویز (Noise Suppression) برای صداها و کتابخانه محتوای وسیع و بدون کپی‌رایت برای استفاده تجاری و غیرتجاری از دیگر ویژگی‌های آن است. از آنجا که این یک محصول مایکروسافت است، با OneDrive یکپارچه شده و فایل‌های شما به‌طور خودکار پشتیبان‌گیری می‌شوند. شاید برای حرفه‌ای‌های ادوبی پریمیر کمی ساده باشد، اما برای ساخت ویدیوهای تیک‌تاک یا اینستاگرام عالی است.

۴. انواع داده در اکسل (Excel Data Types)

این یک قابلیت کارآمد است که شاید از وجودش بی خبر باشید. اگر یک صفحه گسترده اکسل دارید که نیاز به داده‌های تقریباً لحظه‌ای درباره قیمت‌های بازار سهام، نرخ ارز یا حتی اطلاعات جغرافیایی دارد، می‌توانید با چند کلیک آن‌ها را اضافه کنید. کافیست نام شرکت، کد ارز یا نام کشور/شهر را در یک سلول وارد کنید. سپس از نوار ابزار بالا به بخش Data بروید و در قسمت Data Types گزینه‌های Stocks (سهام)، Currencies (ارزها) یا Geography (جغرافیا) را انتخاب کنید.

سپس می‌توانید اطلاعاتی مانند جمعیت، منطقه زمانی، یا برای سهام، قیمت لحظه‌ای را درج کنید. داده‌ها پویا هستند و با انتخاب گزینه Price برای یک سهام، در صفحه گسترده شما به‌روز می‌شوند (البته با کمی تأخیر نسبت به بازار بورس).

۵. مایکروسافت فرمز (Microsoft Forms)

ابزار Microsoft Forms یک سازنده نظرسنجی آنلاین است که در اشتراک شما گنجانده شده است. استفاده از آن بسیار آسان و بصری است. می‌توانید آزمون، فرم یا دعوت‌نامه بسازید. قابلیت‌های شاخه‌بندی (Branching) به شما اجازه می‌دهد سوالات را بر اساس پاسخ‌های قبلی شرطی کنید. همچنین می‌توانید رنگ، تصویر و ویدیو به فرم خود اضافه کنید.

از آنجا که این یک ابزار ۳۶۵ است، با سایر برنامه‌ها یکپارچه می‌شود؛ مثلاً می‌توانید سوالات را از یک سند Word وارد کنید. همچنین امکان ادغام فرم‌ها در پاورپوینت برای نظرسنجی زنده از مخاطبان با استفاده از QR کد وجود دارد. شما می‌توانید تا ۴۰۰ نظرسنجی ایجاد کنید که هر کدام تا ۲۰۰ سوال و ۵ میلیون پاسخ را پشتیبانی می‌کنند.

۶. مایکروسافت دیزاینر (Microsoft Designer)

در نگاه اول، Microsoft Designer شبیه به ابزارهایی مثل Canva به نظر می‌رسد. اما پس از استفاده، متوجه می‌شوید که بیشتر یک تولیدکننده تصویر مبتنی بر هوش مصنوعی است تا یک ابزار طراحی کامل. با انتخاب “Create with AI” می‌توانید با توصیف متنی، تصویر بسازید. گزینه “Edit with AI” نیز امکاناتی مثل حذف یا محو کردن پس‌زمینه، افزودن فیلتر و پاک کردن بخشی از تصویر را فراهم می‌کند.

البته شروع طراحی از صفر (Start From Scratch) در این ابزار کمی چالش‌برانگیز است و گزینه‌های آپلود تصویر محدود به نظر می‌رسند. همچنین ممکن است با برخی باگ‌ها مواجه شوید، اما برای کارهای سریع مبتنی بر هوش مصنوعی گزینه مناسبی است.

۷. مایکروسافت اکسس (Microsoft Access)

برنامه Microsoft Access واقعاً مخفی نیست، بلکه بسیاری از افراد آن را فراموش کرده‌اند. مایکروسافت هنوز برنامه‌ای برای حذف آن ندارد. اکسس گزینه‌ای عالی برای زمانی است که اکسل دیگر پاسخگو نیست و اطلاعات شما از یک لیست ساده فراتر رفته و به یک اکوسیستم کوچک تبدیل شده است. این ابزار به شما اجازه می‌دهد لیست‌های مختلف (مثل اعضا، رویدادها، تجهیزات) را مرتب و به هم مرتبط نگه دارید.

برخلاف برخی دیگر از برنامه‌ها، کوپایلت هنوز در اینجا ادغام نشده است، اما ابزارهای گزارش‌گیری و کوئری‌های (Queries) قابل سفارشی‌سازی آن همچنان قدرتمند هستند.

۸. تمرکز و دسترسی‌ پذیری در Word

نرم‌افزار Word نیازی به معرفی ندارد، اما ویژگی‌هایی دارد که کمتر شناخته شده‌اند. حالت تمرکز (Focus mode) یکی از آن‌هاست. با کلیک روی دکمه Focus در پایین سمت راست، تمام نوار ابزارها و پنل‌های مزاحم ناپدید می‌شوند و محیطی خلوت برای نوشتن فراهم می‌کنند.

در بخش دسترسی‌پذیری (Accessibility)، ویژگی Read Aloud می‌تواند سند را برای شما بخواند یا می‌توانید از قابلیت دیکته کردن استفاده کنید. یک ویژگی مخفی دیگر “Provide feedback with sound” است که در تنظیمات (Options > Accessibility) قرار دارد و با صداهای ظریف، انجام اقداماتی مثل کپی/پیست را تایید می‌کند. و در نهایت، یک ترفند جالب: در یک سند ورد تایپ کنید =rand() و اینتر را بزنید تا ویندوز فوراً حدود ۲۰۰ کلمه متن جایگزین (لورم ایپسوم انگلیسی) برای شما تولید کند.