معرفی 6 برنامه برای زمان بندی برگزاری جلسات آنلاین

برنامه‌های زمان بندی جلسات به شما کمک می کنند که برنامه ریزی و مدیریت بهتری برای جلسات و ملاقات های خود داشته باشید. این برنامه‌ها شامل ویژگی هایی همچون تعیین زمان دقیق جلسات، مکان، شرکت کنندگان و اهداف جلسه می باشند.

برنامه های زمان بندی جلسات به شما این امکان را می دهند که از تداخل بین جلسات جلوگیری کنید و بدین ترتیب بر روی بهبود بهره وری خود تمرکز کنید. همچنین با استفاده از این برنامه ها می توانید به راحتی تغییرات در زمان جلسات را دنبال کنید و به سرعت با شرکت کنندگان ارتباط برقرار کنید.

بهترین برنامه های برگزاری جلسات آنلاین

یکی از ویژگی های کاربردی این برنامه ها، امکان ایجاد یک روز کاری مطابق با زمان بندی شماست که از طریق همگام شدن با تقویم به راحتی می توانید این کار را انجام دهید. برنامه های زمان بندی رویدادها باعث می شوند که برای شما ساده تر شود که رزرو کردن برای ملاقات ها و جلسات را انجام دهید و با شرکت کنندگان ارتباط برقرار کنید. در نتیجه، شما بهترین بهره را از زمان خود خواهید گرفت و به کسب و کار خود یاری خواهید رساند. علاوه بر این، برنامه های زمان بندی جلسات می توانند به شما در مدیریت موعد های تکراری مانند جلسات هفتگی یا ماهیانه کمک کنند.

بنابراین می‌توانید جایگزین Calendly یا Doodle را پیدا کنید که با اولویت‌ها، سبک کاری و بودجه شما مطابقت داشته باشد.

امروزه اکثر تعاملات حرفه‌ای از طریق تلفن یا برنامه ویدیو کنفرانس انجام می‌شود و ممکن است که ساعت‌های بی‌شماری را صرف آزمایش ابزارهایی کنید تا مدیریت برنامه‌ را آسان‌تر کنید. در این لیست به معرفی هشت ابزار زمان‌بندی جلسات پرداختیم.

همانطور که برنامه‌های زمان‌بندی جلسات را آزمایش می‌کردم، توصیه‌هایم را بر اساس برخی معیارها داریم. در اینجا به آنچه مهم است نگاهی می اندازیم:

1.راحتی در استفاده: دو گروه از افراد وجود دارند که از زمان‌بندی جلسه استفاده می‌کنند: برگزار کننده رویداد و شرکت کنندگان. استفاده از یک برنامه‌ریز جلسه خوب باید برای هر دو گروه آسان باشد،

2.ادغام با سایر برنامه ها / خدمات: در وهله اول، باید یک زمان‌بندی جلسه را به برنامه تقویم خود متصل کنید، بنابراین هرچه یک برنامه خدمات تقویم بیشتری را پشتیبانی کند، بهتر است.

3.امکان برقراری خودکار تماس های تصویری: توانایی برقراری سریع تماس ویدیویی با افراد مهمتر از همیشه است. بسیاری از برنامه‌ریزان جلسات نه تنها می‌توانند رویدادها را به تقویم شما اضافه کنند، بلکه از طریق سرویس‌های رایجی مانند زوم، Google Meet و تیم‌های مایکروسافت، پیوندهایی برای چت‌های ویدیویی ایجاد می‌کنند.

4.یادآوری قرار ملاقات و پیگیری:در حالی که ممکن است یک زمان‌بندی جلسه با تقویم شما ادغام شود، هیچ تضمینی وجود ندارد که هر یک از شرکت‌کنندگان یادآوری برای حضور به موقع دریافت کنند. برنامه‌ریزان خوب جلسات می‌توانند  زمان برگزاری جلسات به همه یادآوری کنند و برخی حتی به شما اجازه می‌دهند تا به طور خودکار ایمیل‌های بعدی را همراه با خلاصه‌های جلسه خود ارسال کنید.

هزینه اشتراک: معمولاً ویژگی‌های اصلی زمان‌بندی جلسات برای تعداد معینی از کاربران رایگان خواهد بود، اما ویژگی‌های اضافی مانند یادآوری، تنظیم تماس ویدیویی، اتوماسیون یا حتی زمان‌بندی جلسات متعدد بخشی از یک اشتراک خواهد بود.

Calendly (Web, iOS, Android)

هنگام ثبت نام برای Calendly، ابتدا با اتصال آن به تقویم خود (تقویم Google، iCal، Microsoft Office 365، Exchange، یا Outlook ) اطلاعاتی در مورد اینکه چه زمانی آزاد هستید، می دهید. سپس، برای انواع جلساتی که ارائه می‌دهید، گزینه‌های جلسه متفاوتی مانند «مصاحبه تلفنی 30 دقیقه‌ای» یا «جلسه اولیه جذب مشتری» ایجاد کنید. Calendly دارای جزئیات زیادی است که می توانید هر نوع جلسه ای که ارائه می دهید اضافه کنید. حتی می‌توانید فرم‌های دریافت را ایجاد کنید و با یک برنامه پولی، گردش‌کاری برای یادآوری‌های خودکار، پیام‌های SMS و نظرسنجی‌های بازخورد ایجاد کنید.

هنگامی که انواع رویداد شما تنظیم شد، می‌توانید لینکی را برای افرادی که نیاز به برنامه‌ریزی جلسات با شما دارند ارسال کنید تا بتوانند ببینند شما چه زمانی در دسترس هستید و جلسات مورد نیاز خود را درخواست کنند. طرح رایگان از یک نوع جلسه پشتیبانی می‌کند، اما با شروع طرح Premium، می‌توانید هر تعداد جلسه که نیاز دارید ایجاد کنید. Calendly قرارهای ملاقات تایید شده را با تقویم شما همگام‌سازی می‌کند و پیشنهاد می‌کند رویدادی را در تقویم مهمانان جلسات شما نیز ایجاد کند.

در حالی که Calendly برای برنامه‌ریزی جلسات با افراد یا اعضای تیم در یک سازمان به خوبی کار می‌کند، رویدادهای سفارشی و پیوندهای خروجی آن، آن را برای ارتباط با مشتریان خارجی، مشتریان و همکاران ایده‌آل می‌کند. Calendly حتی دارای یک ویژگی مسیریابی جدید است که از منطق پیشرفته برای هدایت پرکننده‌های فرم به صفحه رزرو مناسب برای موقعیت خود استفاده می‌کند. این ابزار همچنین گزینه‌های یکپارچه‌سازی گسترده‌ای دارد، از جمله Salesforce، HubSpot، Zoom، GoToMeeting، و Zapier، اما برای بهره‌مندی از مزایای کامل در اینجا باید اشتراک پولی داشته باشید.

با اتصال Calendly به Zapier، می‌توانید کارهایی مانند ایجاد جلسات Zoom جدید هر زمان که جلسه جدیدی برنامه‌ریزی می‌شود یا شرکت‌کنندگان جدید در جلسه را به لیست بازاریابی ایمیلی خود اضافه کنید. در اینجا چند نمونه برای شروع آورده شده است، اما می توانید گردش کار را برای استفاده از برنامه های مورد علاقه خود سفارشی کنید.

به طور کلی، Calendly یک رابط مینیمالیستی اما بصری برای کاربر و دعوت کننده دارد. اگر به برنامه ای با فرآیند راه اندازی سریع نیاز دارید که کار را با اطمینان و بدون تلاش زیاد انجام دهد، Calendly یک انتخاب عالی است.

نقاط مثبت

• به بسیاری از تقویم ها متصل می شود.
• قابل اعتماد، آسان برای استفاده در هر دو طرف، و طرح رایگان به اندازه کافی قوی است تا کار را بدون توجه به پشته فناوری شما انجام دهد.

معایب

• طرح رایگان Calendly  فقط از یک نوع جلسه پشتیبانی می کند.
• این یک برنامه ایده آل برای هر کسی است که درخواست های ملاقات زیادی دریافت می کند و به یک پاسخ ساده اما واضح نیاز دارد.

قیمت

دارای نسخه رایگان با ویژگی های محدود.

نسخه پولی از 8 دلار در ماه

Calendar (Web, iOS, Android)

Calendar  چیزی فراتر از یک زمان‌بندی جلسات است. این یک برنامه تقویم کامل است. نسخه های وب و موبایل را ارائه می دهد و کل رابط کاربری بسیار یادآور تقویم گوگل است. همچنین ویژگی‌های زمان‌بندی جلسات، مانند ایجاد شکاف‌های زمانی قابل تنظیم و لینک‌های رزرو قابل اشتراک‌گذاری را ارائه می‌دهد.

با این حال، جایی که Google برخی از بهترین ابزارهای زمان‌بندی جلسات آنلاین را پولی ارائه می دهد. Calendar آنها را به صورت رایگان در اختیار شما قرار می‌دهد. می‌توانید حداکثر دو اسلات زمان‌بندی قابل تنظیم با طرح رایگان ایجاد کنید و برنامه را به یکی از سرویس‌های تقویم موجود خود متصل کنید.

در برنامه‌های پولی، Calendar به شما امکان می‌دهد چندین فضای کاری ایجاد کنید برای سازماندهی ایجاد کنید، که مخصوصاً اگر می‌خواهید از تقویم برای برنامه‌های شخصی و کاری خود استفاده کنید، مفید است. در هر فضای کاری، صفحات زمان‌بندی جداگانه را تنظیم ‌کنید.

مزایای برنامه تقویم کلندر:

۱- سازماندهی بهتر زندگی: برنامه تقویم کلندر به کاربر کمک می کند تا زندگی خود را بهتر و به صورت منظم تر سازماندهی کند و به اهداف خود دست پیدا کند.

۲- اطلاعات کامل در دسترس: مزیت دیگر این است که کاربران می توانند از تمام اطلاعاتی که در کلندر ثبت شده درباره رویدادها و اعلامیه ها، استفاده کنند.

۳- هماهنگی بین افراد: با استفاده از برنامه تقویم کلندر، کاربران می توانند زمان ملاقات ها و رویدادها خود را با دیگران به راحتی و باعث شفافیت بیشتر هماهنگ کنند.

۴- یادآوری: اجرای منظم و با حضور در رویدادها راحتتر و درستتر است؛ به کمک کلندر، یک نوتیفیکیشن می تواند به کاربر اعلام کند رویدادی برای آنان وجود دارد.

معایب برنامه تقویم کلندر:

۱- فشار بر کاربر در نگهداری برنامه: کاربر باید حتما به روز رسانی کلندر روی خود را چک کند؛ بدون آن، از تمامی مزایای ویژگی های آن بهره نخواهد برد.

۲- باز کردن چندین کلندر در یک زمان به منظور هماهنگی کارها: گاهی نیاز خواهد بود تا کاربربرای همزمان شدن برخی از برنامه های خود در چندین دستگاه، چندین کلندر را باز کند، که این می‌تواند  ناامیدکننده باشد.

قیمت: دارای نسخه رایگان

نسخه پولی از 20 دلار در ماه برای تقویم‌های متصل بیشتر

SavvyCal (وب)

SavvyCal یک برنامه زمانبندی چند منظوره است که برای اولویت دادن به همکاری آسان و یافتن زمان های بهینه برای ملاقات طراحی شده است. در حالی که طرح رایگان محدود به نظرسنجی های جلسات است، کاربرانی که مایل به پرداخت 12 دلار در ماه هستند می توانند از پیوندهای زمان بندی فردی و تیمی نیز استفاده کنند.

برای شروع، در SavvyCal ثبت‌نام کنید و به راه‌اندازی اجازه دهید شما را در فرآیند اتصال تقویم‌ها و برنامه‌های ویدئو کنفرانس مورد علاقه‌تان راهنمایی کند. از آنجا، یک داشبورد بسیار شهودی و مینیمالیستی خواهید داشت که در آن می‌توانید به سرعت به همه پیوندهای زمان‌بندی و نظرسنجی‌های جلسه خود دسترسی داشته باشید، در دسترس بودن پیش‌فرض خود را در همه انواع جلسات سفارشی کنید، و همه رویدادهای آتی خود را مشاهده کنید.

اگر تا به حال از Doodle برای ایجاد یک نظرسنجی استفاده کرده اید، کار کردن با نظرسنجی SavvyCal برایتان آسان است. به راحتی یک نظرسنجی جلسه جدید ایجاد کنید و هر گونه اطلاعات مرتبط را اضافه کنید، و چند زمان برای برگزاری جلسه در تقویم خود پیشنهاد دهید. سپس، لینک را برای همه شرکت‌کنندگان ارسال کنید و از آنها دعوت کنید تا در مورد زمان‌ برگزاری جلسه که برای آنها مناسب است رأی دهند.

یکی از چیزهایی که در مورد SavvyCal در مقایسه با بسیاری از برنامه‌های نظرسنجی جلسات دیگر عالی است این است که این گزینه را برای دعوت‌کنندگان ارائه می‌دهد که به‌طور خودکار تقویم‌های خود را در صفحه نظرسنجی قرار دهند، که به آنها امکان می‌دهد به سرعت از میان اسلات‌های موجود انتخاب کنند بدون اینکه نگران رزرو دوبار خود باشند.

نقاط مثبت

1. محیط کاربری کارآمد: رابط کاربری ساده و کارآمد SavvyCal اجازه می دهد تا در کمترین زمان ممکن به مدیریت تقویم خود بپردازید.
2. قابلیت تعیین زمان: SavvyCal به شما این امکان را می دهد که زمان های خالی خود را برای بازدیدها و رویدادهای خود در نظر بگیرید.
3. همگام سازی با تقویم های دیگر: SavvyCal با تقویم های دیگر نظیر Google Calendar و Outlook همگام می شود.
4. قدرتمند برای برنامه ریزی وظایف: SavvyCal اجازه می دهد تا به شما کمک کند تا وظایف خود را برنامه ریزی کنید و به صورت برنامه ریزی شده پیگیری کنید.
5. توضیحات و جزئیات رویداد: شما می توانید توضیحات و جزئیات مربوط به هر رویداد را در SavvyCal وارد کنید تا همه اطلاعات مربوط به رویداد در دسترس باشد.
6. دسترسی آسان از روی تلفن همراه: شما می توانید از طریق برنامه SavvyCal برای تلفن همراه خود نیز تقویم را مدیریت کنید.
7. تعیین محل: SavvyCal به شما اجازه می دهد تا محل دقیق هر رویداد خود را وارد کنید تا برای شرکت کنندگان مشخص شود.

همچنین، SavvyCal دارای این ویژگی های زیر نیز است:

– ایجاد رویدادهای تکراری

– نمایش تاریخچه رویدادها

– دسته بندی رویدادها با برچسب های رنگی

– اشتراک گذاری تقویم با دوستان و همکاران

– اعلان های پاپ آپ و یادآوری ها

– ارسال دعوت به شرکت کنندگان و دریافت پاسخ ها

معایب

1. قیمت: SavvyCal در مقایسه با برخی از رقبای خود، به قیمت بالایی عرضه می‌شود.
2. محدودیت‌هایی در استفاده از برخی از قابلیت‌ها: برخی از قابلیت‌ها مانند تعیین زمان‌های بندی شده توسط دیگران برای شما و یا تغییر زمان‌های ملاقات‌های قبلی، فقط در طرح حرفه‌ای SavvyCal قابل دسترسی هستند و در طرح پایه در دسترس نیستند.
3. مشکل در تطبیق با ابزارهای دیگر: در بعضی موارد، ممکن است این ابزار با برخی از برنامه‌های تقویم و زمان‌بندی دیگر یکپارچه نباشد و مشکل در تطبیق با آن‌ها داشته باشد.

SimplyMeet.me (وب)

نقاط مثبت:

500 جلسه در ماه در طرح رایگان

صفحات رزرو تمیز و حرفه ای

SimplyMeet.me این یک گزینه عالی برای کسانی است که به دنبال یک برنامه زمان بندی جلسات هستند که رایگان است، اما هنوز هم می توانند در این زمینه تلاش کنند. این ابزار به شما امکان می دهد چندین نوع جلسه ایجاد کنید و یک پیوند را به اشتراک بگذارید که مهمانان بتوانند از آن برای برنامه ریزی جلسه با شما استفاده کنند. سپس، دعوت‌شدگان می‌توانند تاریخ و یکی از زمان‌های در دسترس شما را برای رزرو قرار انتخاب کنند.

یکی از چیزهایی که در مورد SimplyMeet.me دوست دارم، گزینه های سفارشی سازی با جزییات کوچک هنگام تنظیم هر نوع جلسه است. این گزینه‌ها شامل مخفی کردن جلسه، اضافه کردن سؤالات دریافتی، تنظیم در دسترس بودن، سفارشی‌سازی اعلان‌های ایمیل و پیامک، پذیرش پرداخت‌ها و تنظیم حداکثر تعداد جلسات در روز است. و همچنین امکان تنظیم تم، پالت رنگ و لوگوی صفحه رزرو را برای مطابقت با برند شما وجود دارد.

قیمت گذاری دارای نسخه رایگان برای افراد.

برنامه های پولی برای تیم ها از 9.99 دلار در ماه برای هر مجوز کاربر شروع می شود.

Clara (Web)

اگر به دنبال فناوری پیشرفته‌تری با هوش مصنوعی هستید، Clara را در نظر بگیرید، ربات های دستیار برنامه‌ریزی  که تصمیم‌گیری در مورد زمان جلسه را انجام می‌دهد. روند استفاده از کلارا ساده است: هنگامی که یک حساب کاربری ایجاد کردید، تقویم خود را یکپارچه کردید و زمان های ملاقات ترجیحی خود را انتخاب کردید سپس، تنها کاری که باید انجام دهید این است که هر زمان که می‌خواهید جلسه‌ای را تنظیم کنید، به دستیار تقویم هوش مصنوعی ایمیل بزنید.

در یک آزمایش، یکی دیگر از حساب‌های ایمیلم را برای کلارا ایمیل کردم و از کلارا خواستم تا با خودم جلسه‌ای ترتیب دهد. او با چندین بار انتخابی برای من ایمیل زد. ایمیل دوستانه و حرفه ای بود و کسی شک نمی کرد که از طرف یک شخص واقعی نباشد. چند ایمیل بعد، زمانی را انتخاب کرده بودیم که برای همه مفید بود، و کلارا یک دعوتنامه تقویم گوگل برای هر دو طرف ارسال کرده بود. کل کار کمتر از 24 ساعت طول نکشید.

استفاده از کلارا مانند استخدام یک دستیار مجازی برای مدیریت جلسات شماست.

نقطه ضعف اصلی کلارا قیمت است. هیچ طرح رایگانی وجود ندارد و کمترین طرح پرداختی 99 دلار برای هر کاربر در ماه است. اما اگر می خواهید یک دستیار تقویم هوش مصنوعی به شما کمک کند تا برنامه خود را مدیریت کنید اما بودجه لازم برای استخدام یک انسان را ندارید، کلارا ممکن است انتخاب مناسبی برای شما باشد.

نقاط مثبت کلارا:

• برنامه ریزی ساده و مبتنی بر ایمیل با هوش مصنوعی
• نیازی به ورود به برنامه نیست.

معایب کلارا:

• هزینه بالا
• نسخه رایگان ندارد.

قیمت کلارا: از 99 دلار

Sidekick (Web)

اگر جلسات زیادی را شخصاً برگزار می کنید، Sidekick یک انتخاب عالی است. این یک برنامه تقویم و زمان‌بندی رایگان است که به شما امکان می‌دهد انواع مختلفی از جلسات مورد علاقه خود را ذخیره کنید. نه تنها می توانید با ابزارهای ویدئو کنفرانس خود مانند Zoom، Teams، و Google Meet که بیشترین استفاده را دارید، یکپارچه شوید، بلکه می توانید مکان های ملاقات فیزیکی مورد علاقه خود را نیز ذخیره کنید.

دوست دارید در استارباکس محلی خود شبکه کنید؟ آیا می خواهید در محل دفتر خود مصاحبه انجام دهید؟ آن‌ها را در برگه مکان‌های من ذخیره کنید، سپس یک صفحه زمان‌بندی منحصربه‌فرد ایجاد کنید که آن مکان به طور خودکار پیوند داده شده است. مهمانان می توانند با شما یک جلسه رزرو کنند و آدرس مکان را فورا دریافت کنند. دیگر خبری از رفت و آمد در مورد محل ملاقات نیست.

فراتر از مکان های جلسات متعدد، Sidekick نیز قابل اعتماد و آسان برای استفاده است. این طرح داشبورد بسیار مینیمالیستی و شهودی دارد و شما به راحتی می توانید تنظیمات برگزیده در دسترس بودن و مدت زمان پیش فرض جلسه را در همه انواع جلسات تنظیم کنید.

نقاط مثبت

• مکان های فیزیکی مورد علاقه خود را ذخیره کنید.
• داشبورد مینیمالیستی و بصری

معایب 

ویژگی‌های هوش مصنوعی به اندازه سایر برنامه‌های برنامه‌ریزی هوش مصنوعی عالی نیستند

سخن پایانی

در این مقاله به معرفی 6 تا از بهترین ابزارها برای زمان بندی جلسات آنلاین پرداختیم. و مزایا و معایب هر کدام را بیان کردیم. اگر بخواهم یکی از معروفترین این برنامه ها را نام ببرم کلندر یکی از این برنامه هاست که طرفداران زیادی دارد. کدام یک از این برنامه ها برای شما مفید بود؟ در بخش نظرات با ما در میان بگذارید.