18 آبان ماه 1405
0 
چرا برخی شرکتهای بازرگانی با وجود فروش بالا، همواره با چالش کمبود نقدینگی، مغایرت انبار و خطاهای محاسباتی دست به گریبان هستند؟ پاسخ را باید در تفاوت ماهیت حسابداری بازرگانی با سایر حوزه‌ها و البته ابزارهای منسوخی جستجو کرد که دیگر پاسخگوی پویایی تجارت‌های امروزی نیستند.
در این مقاله قصد داریم معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری بازرگانی را عنوان کرده و چند مورد از برترین‌های بازار را مورد معرفی و مقایسه قرار دهیم. اگر به افزایش راندمان و سوددهی کسب‌و‌کارتان اهمیت داده و به دنبال شفافیت مالی هستید، این مقاله به شما اطلاعات جامعی را ارائه خواهد داد.
مهم ترین تفاوت حسابداری بازرگانی که باید بدانید
شاید بپرسید که حسابداری بازرگانی چه تفاوتی دارد و چرا باید برای ابزار کار این رسته شغلی اهمیت ویژه‌ای قائل باشیم؟ در پاسخ به این سؤال باید به تفاوت ماهیت، چرخه، فرآیندها و پیش‌نیازهای حسابداری بازرگانی توجه داشته باشیم.
به بیان ساده، در حسابداری خدماتی، شما معمولاً با ثبت ساده درآمدها و هزینه‌ها مواجه می‌شوید و معادلات پیچیده‌ای را در پیش‌روی خود نمی‌یابید. در حسابداری دولتی نیز، همه چیز حول محور بودجه مصوب و قوانین خشک نظارتی می‌چرخد؛ حسابدار فقط باید مطمئن شود که بودجه در جای درست خرج شده است یا خیر.
این در حالی است که حسابداران بازرگانی، یکی از حساس‌ترین وظایف شغلی را برعهده می‌گیرند. آن‌ها با محاسبات پیچیده‌ای مثل موجودی کالا، بهای تمام شده، وجوه نقد و معوقات، حقوق و دستمزد، مالیات‌ها و … سروکار پیدا می‌کند که کوچک‌ترین خطا در آن‌ها می‌تواند به قیمت ورشکستگی کسب‌و‌کار تبدیل شود. از این رو، می‌توان گفت که فعالین این حوزه، یکی از حساس‌ترین رسته‌های شغلی را عهده‌دار هستند.
حسابداری سنتی و اکسل؛ بمب ساعتی در شرکتهای تجاری
همانطور که متوجه شدهاید، میان بخشهای مختلف یک سازمان (ازجمله مالی، انبار، فروش و مارکتینگ) یک ارتباط معنادار وجود دارد. این بخشها یک اکوسیستم را تشکیل داده و همواره به تبادل داده میپردازند. حال اگر واحد مالی و حسابداری داده‌های مرتبط با سفارشات یا انبارها را با سرعت پایین یا با اشتباهات فراوان ثبت کند چه اتفاقی می‌افتد؟
چنین مسئله‌ای باعث شده تا کل سیستم دچار مشکل شده و کیفیت خدمات‌دهی به مشتریان نیز تحت تأثیر قرار بگیرد. امروزه شرکتهای موفق به منظور جلوگیری از چنین پیشامدهایی، سیستم‌های کند و معیوب را کنار گذاشته و از امکانات سیستم‌های امروزی‌تر بهره‌برداری میکنند. یکی از مواردی که این شرکت‌ها از آن‌ها دوری می‌ورزند، حسابداری کاغذی و اکسلی است که دلیل آن را می‌توان در موارد زیر جویا شد:
- خطاپذیری بسیاری بالا و سرعت بسیار پایین
- نیاز به نیروی کار بیشتر و صرف زمان زیاد
- آسیب‌پذیری بسیار بالا در برابر خرابکاری‌ها
- آسیب‌پذیری بالا در برابر عوامل محیطی
- عدم همخوانی با تکالیف مالیاتی کنونی و …
۵ معیار حیاتی که قبل از خرید نرم افزار حسابداری باید بررسی کنید
بسیاری از مشاغل تجاری با علم بر چالشهای فوق، نرم افزار حسابداری تهیه میکنند؛ اما معمولاً این کسبوکارها درک درستی از معیارها و امکانات نرم افزار حسابداری بازرگانی تخصصی نداشته و دست به انتخابهای اشتباهی می‌زنند. در ادامه به برخی از این نکات اشاره خواهیم داشت:
- سهولت کاربری: هرچه رابط کاربری عمیق‌تر و در عین حال قابل فهم‌تر باشد، دقت و سرعت کارکنان حسابداری نیز بیشتر می‌شود
- نحوه دسترسی به اطلاعات: در حالی که بسیاری از کاربران با رابط کاربری کند نرم افزارهای آفلاین دست‌و‌پنجه نرم میکنند، کاربران نرم افزارهای آنلاین در کسری از زمان به اطلاعات دست یافته و از هر نقطه مکانی مسئولیت‌های خود را به اتمام می‌رسانند.
- امکانات نرم افزار: تعداد ماژول‌ها و نحوه تعامل و یکپارچگی آن‌ها می‌تواند به صورت مستقیم روی دقت داده‌های مالی تأثیر گذاشته و جلوی بسیاری از فرآیندهای تکراری را بگیرد.
- امنیت اطلاعات: محل قرارگیری داده‌های مالی کجاست؟ فایل‌های ذخیره شده روی رایانه‌ها و هارد اکسترنال همواره در خطر از بین رفتن هستند.
- عمق گزارشات: نرم افزار موردنظر چه نوع گزارشاتی ارائه می‌دهد و عمق این گزارش‌ها چقدر است؟ گزارشات خروجی یک سیستم حسابداری روی حساس‌ترین تصمیمات مدیریتی تأثیر گذاشته و نهایتاً روی سرنوشت یک کسب‌و‌کار تأثیر می‌گذارد.
هنگام انتخاب، فقط دنبال تعداد امکانات نباشید. سهولت کار برای تیم، امکان تعریف دسترسی، روش تهیهٔ گزارش و پاسخگویی پشتیبانی در زمان بروز مشکل نیز اهمیت دارند. شرکتی که چند انبار دارد، به گزارشی نیاز دارد که تفاوت موجودی هر انبار را روشن کند؛ شرکتی که فروش اعتباری بالایی دارد، باید بتواند وضعیت مشتریان و سررسیدها را پیگیری کند.
به همین دلیل بسیار مهم است که نیازهای بنیادین شرکتتان را شناسایی کنید و سپس بر اساس همان نیازها اقدام به خریداری سیستم حسابداری کنید.
معرفی 3 تا از مطرح ترین نرم افزارهای حسابداری بازرگانی
همانطور که اشاره کردیم، هر گروه از کسبوکارها برای مدیریت و اندازهگیری نقدینگی و ورود و خروجهای خود ممکن است به یکسری امکانات متفاوتی نیاز داشته باشند. توسعه دهندگان نرم افزاری نیز به این نکته مهم توجه داشته و یکسری مشاغل خاص را مخاطب و هدف قرار می‌دهند. از این رو، در ادامه به شما خواهیم گفت که هریک از پلتفرم‌های حسابداری مطرح کشورمان برای کدام گروه از مشاغل گزینه مناسب‌تری هستند:
1. نرم افزار حسابداری سپیدار؛ انتخاب سازمان های بزرگ با بودجه بالا
نرم افزار حسابداری سپیدار (محصول همکاران سیستم) به عنوان یکی از نام‌های پرسابقه بازار نرمافزارهای مالی ایران، عمدتاً بر شرکت‌ها و هلدینگ‌های بزرگ، پروژه‌محور و سازمان‌هایی کاربرد دارد. این برند با ارائه سیستم‌های حسابداری بازرگانی یکپارچه، بیشتر برای جریان‌های کاری و سازمان‌های کلاسیک با فرآیندهای مالی طولانی، پیچیده و سلسله مراتبی مناسب است.
اگر در خصوص تجربه کاربری این سیستم حسابداری جستجو کنید به موارد مثبتی مانند رابط کاربری و کدینگ شفاف، گزاراشت جامع، سرعت بالا و پشتیبانی قابل اعتماد برمی‌خورید که هریک از آن‌ها به عنوان یک مزیت رقابتی قابل اشاره هستند.
البته سپیدار عمدتاً به مجموعه‌هایی توصیه می‌شود که که تیم‌های مالی متعددی دارند و مشکلی بابت هزینه‌های بالای خرید، راه‌اندازی و تجهیز زیرساخت‌های سروری اختصاصی ندارند.
نرم افزار حسابداری ابری لیام؛ سرعت بالا، هزینه به صرفه و بدون محدودیت
برنامه حسابداری ابری لیام دقیقاً برای پر کردن شکاف میان نرمافزارهای سنتی و نیازهای پویای بازار مدرن طراحی شده است. این سیستم حسابداری با اتصال ابری هوشمند، کدینگ 7 سطحی قابل ویرایش، ماژول‌ها و امکانات متنوع و همچنین با ارائه گزارشات عمیق مالی، به انتخاب برتر کسبوکارهای بازرگانی متوسط تا بزرگ تبدیل شده است.
هنگام کار کردن با لیام متوجه چند مزیت کلیدی در آن می‌شوید که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
- اتصال به CRM، باشگاه مشتریان، فروشگاه آنلاین و درگاه‌های پرداخت آنلاین
- امکان تفکیک مرکز هزینه، پروژه، شعبات، انبارها، کارکنان و اشخاص
- امکان مدیریت مالی تمامی موارد فوق در یک اشتراک واحد
- عملکرد پایدار بر روی اینترانت ملی و بکاپ گیری خودکار
- اتصال همزمان بی‌نهایت کاربر بدون تحمیل هزینه گزاف
- رابط کاربری کاملاً شفاف و ماژولار
همه این موارد، خبرهای خوبی برای کسبوکارهای امروزی هستند؛ چراکه، این سیستم‌ها برخلاف نسخه‌های سنتی، کاربران را به محیط ویندوز محدود نساخته و برای اتصال به امکانات آنلاین هزینه‌های گزافی را ایجاد نمی‌کنند. نکته مهم دیگر در خصوص لیام، دموی رایگان آن است که امکان بررسی نامحدود را فراهم کرده است. بدین ترتیب می‌توانید به رابط کاربری آن وارد شده و نحوه عملکرد آن را به صورت شخصی بررسی کنید.
3. نرم افزار حسابداری محک
محک با تمرکز ویژه بر رابط کاربری ساده، کاربرپسند و گرافیکی، جایگاه ویژه‌ای در میان اصناف، شرکتهای پخش، فروشگاه‌ها و کسبوکارهای کوچک بازاری به دست آورده است. هدف اصلی محک این است که فروشندگان و صندوق‌داران حتی بدون داشتن دانش آکادمیک حسابداری، بتوانند ثبت فاکتور، تسویه‌حساب مشتریان، وصول چک‌ها و کنترل موجودی مغازه را در کمترین زمان ممکن انجام دهند.
نسخه‌های صنفی و فروشگاهی محک برای سرعت بخشیدن به کارهای پشت صندوق و پاسخگویی به مشتریان حضوری انتخاب بسیار خوب و قابل اعتمادی هستند؛ اما همین نقاط قوت باعث می‌شوند تا محک برای کسبوکارهای تجاری بزرگ با زنجیره تأمین پیچیده و دفاتر نمایندگی متعدد، گزینه چندان مناسبی نباشد. برخی از محدودیت‌های محک در زمینه حسابداری بازرگانی عبارتند از:
- محدودیت در تعریف و تفکیک کاربران
- عدم امکان تفکیک مراکز هزینه
- گزارش‌های مالی با تنوع پایین
- محدودیت در تعریف ارز
- کاهش سرعت در هنگام افزایش سندهای ذخیره‌شده
البته محک هیچ وابستگی به اتصال اینترنتی نداشته و با حداقل هزینه قابل تهیه است. همچنین رابط کاربری این سیستم حسابداری بسیار ساده بوده و فراگیری آن نیز آسان‌تر از سایر موارد است. به طور کلی، اگر برای یک شرکت کوچک با عملیات محدود به دنبال نرم افزار حسابداری باشید، احتمالاً محک نیز گزینه مناسبی برای شما خواهد بود.
جمع بندی؛ بالاخره لیام، سپیدار یا محک؟
در این مقاله ضمن بررسی تفاوتهای اساسی حسابداری در شرکتهای بازرگانی، 3 سیستم مطرح مالی در ایران را مرور کردیم و دیدیم که هر کدام چه گروه از کسبوکارها را هدف قرار دادهاند. واقعیت این است که هیچ نسخه ثابتی به نام “بهترین نرم‌افزار حسابداری مطلق” قابل معرفی نیست. درواقع هر کاربر باتوجه به نیازها، سطح بودجه و ماهیت شغلی خود، گزینه‌های متفاوتی را مدنظر خود قرار می‌دهد.
اگر شما هم در جستجوی نرم افزار حسابداری بازرگان هستید، توصیه می‌کنیم پیش از اتخاذ تصمیم نهایی، به چند دموی نرم افزاری وارد شده و پس از مشخص کردن گزینه‌هایتان با کارشناسان و تیم پشتیبانی نرم افزار مربوطه ارتباط برقرار کنید. بدین ترتیب قادر خواهید بود تا چالش‌ها و دغدغه‌هایتان را مطرح ساخته و راهنمایی کامل‌تری را دریافت کنید.
با این رویکرد هوشمندانه، می‌توانید مناسب‌ترین ابزار را برای رشد کسب‌و‌کارتان انتخاب کرده و از هدررفت زمان و سرمایه جلوگیری کنید.
نویسنده: نیما مهاجر
کارشناس تولید محتوای تخصصی مالی و حسابداری
نظرات در مورد : انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری بازرگانی؛ مقایسه جامع لیام، سپیدار و محک