27 مرداد ماه 1405
0 
نحوه برگزاری ویدئو کنفرانس شامل طراحی سالن کنفرانس، نصب نرم افزار ویدئو کنفرانس تروکانف، تجهیز سالن کنفرانس به دوربین، میکروفون، اسپیکرفون و مانیتور کنفرانس و اتصالات و زیرساخت شبکه و اینترنت می باشد. آنچه در این مطلب می خوانید راهنمایی جامع از 0 تا 100 مراحل برگزاری ویدئو کنفرانس برای جلسات سازمانی انلاین به همراه آشنایی با مفهوم ویدئو کنفرانس و تجهیزات لازم برای برگزاری جلسات آنلاین کاری می باشد.
ویدئو کنفرانس چیست؟
ویدئو کنفرانس به جلسه ای آنلاین گفته می شود که در آن دو یا چند نفر از مکان های مختلف، از طریق صدا و تصویر به صورت هم زمان با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند. این جلسات می توانند میان افراد حاضر در اتاق ویدئو کنفرانس، کاربران متصل از راه دور یا به صورت ترکیبی از هر دو برگزار شوند. در ویدئو کنفرانس ارتباط تنها به انتقال صدا و تصویر محدود نیست؛ بلکه قابلیت هایی نظیر اشتراک گذاری صفحه نمایش، ارسال و دریافت انواع فایل با فرمت های مختلف، چت فردی و گروهی و رأی گیری در لحظه را نیز در اختیار شرکت کنندگان قرار می دهد.
تجهیزات لازم برای راه اندازی ویدئو کنفرانس
تجهیزات لازم برای راه اندازی ویدئو کنفرانس شامل اتصال اینترنت، اتاق یا سالن کنفرانس، نرم افزار ویدئو کنفرانس، دوربین، میکروفون کنفرانس، اسپیکر یا اسپیکرفون و مانیتور کنفرانس است. مجموعه این تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری در کنار یکدیگر سیستم ویدئو کنفرانس را تشکیل می دهند. تجهیزات سیستم کنفرانس را می توانید به صورت هم به صورت جداگانه تهیه کنید و هم از شرکت های ارائه دهنده خدمات ویدئو کنفرانس بخواهید تا سیستم موردنیاز شما را راه اندازی کنند.
مراحل برگزاری ویدئو کنفرانس
مراحل برگزاری ویدئو کنفرانس عبارت اند از:
- طراحی اتاق یا سالن کنفرانس
- نصب نرم افزار ویدئو کنفرانس تروکانف
- نصب دوربین کنفرانس
- نصب میکروفون کنفرانس
- نصب مانیتور کنفرانس
- نصب اسپیکر یا اسپیکرفون
- تست تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری
- ایجاد جلسه با نرم افزار، ارسال لینک برای اعضا و شروع ویدئو کنفرانس
طراحی اتاق یا سالن کنفرانس
در اولین مرحله باید متناسب با تعداد شرکت کنندگان و نوع جلسه، اتاق یا سالن کنفرانس به گونه ای طراحی شود که شرایط لازم برای برگزاری ویدئو کنفرانس را فراهم کند. از این رو فضای موردنظر بایستی از نظر نورپردازی، کیفیت صدا، دمای محیط و زیرساخت های فنی شرایط مناسبی داشته و کابل کشی توکار، سیستم تهویه و ملاحظات مربوط به نویز و اکو صدا در آن به درستی اجرا شوند تا امکان نصب و استفاده از تجهیزاتی مانند دوربین های سقفی هوشمند و میکروفون های آرایه ای وجود داشته باشد.
نصب نرم افزار ویدئو کنفرانس تروکانف
دومین قدم در برگزاری ویدئو کنفرانس ، نصب نرم افزار آن است. دقت کنید که امنیت اطلاعات جلسات یکی از مهم ترین مواردی است که سازمان ها هنگام برگزاری ویدئو کنفرانس باید به آن توجه کنند. از طرفی تنها نرم افزاری که این امکان را در اختیار شما قرار می دهد تا دسترسی همه افراد به جز اعضای سازمان خود را به اطلاعات جلسات محدود کنید نرم افزار ویدئو کنفرانس تروکانف است. این نرم افزار برخلاف سایر نرم افزارهای ویدئو کنفرانس که روی سرور شرکت ارائه دهنده نصب می شوند امکان نصب روی سرور سازمان خودتان را فراهم می کند.
انتخاب و نصب دوربین ویدئو کنفرانس
پس از نصب نرم افزار نوبت به انتخاب دوربین مناسب برای برگزاری ویدئو کنفرانس می رسد. اگر تعداد شرکت کنندگان جلسه کم است یک دوربین ویدئو کنفرانس با بزرگ نمایی اپتیکال تا 10 برابر و قابلیت چرخش خودکار برای پوشش مناسب افراد کافی خواهد بود اما برای جلسات سازمانی با تعداد شرکت کنندگان بیشتر بهتر است دوربینی با زوم اپتیکال تا 40 برابر، چرخش 360 درجه و قابلیتPlug and Play انتخاب کنید. برای راه اندازی دوربین ویدئو کنفرانس نیز کافی است آن را به منبع کنفرانس متصل کرده و سپس تنظیمات نرم افزاری مربوط به آن را انجام دهید.
انتخاب و نصب میکروفون کنفرانس
یکی از مهم ترین مراحل برگزاری ویدئو کنفرانس انتخاب میکروفون مناسب است. کیفیت صدا تأثیر مستقیمی بر برقراری ارتباط بین شرکت کنندگان دارد؛ بنابراین باید از میکروفونی استفاده کنید که صدایی واضح و بدون نویز را منتقل کند. برای جلسات سازمانی بایستی از میکروفون کنفرانس استفاده کنید. این میکروفون ها به صورت سیمی و بی سیم در انواع مدل های کله غازی عرضه می شوند. برخی از آن ها تنها وظیفه دریافت صدا را بر عهده دارند و برخی دیگر علاوه بر انتقال صدا از امکاناتی مانند رأی گیری و چت نیز پشتیبانی می کنند.
انتخاب و نصب مانیتور کنفرانس
پس از انتخاب نرم افزار، دوربین و میکروفون نوبت به انتخاب نمایشگری می رسد که بتوانید تصویر شرکت کنندگان و فایل های به اشتراک گذاشته شده را در ان مشاهده کنید. برای برگزاری جلسات آنلاین سازمانی بایستی از مانیتور کنفرانس استفاده کنید. هنگام انتخاب مانیتور به کیفیت تصویر Full HD 1080p، برخورداری از نمایشگر LED و سازگاری آن با سیستم های ویدئو کنفرانس توجه داشته باشید. برای راه اندازی مانیتور کنفرانس، کافی است آن را از طریق کابل به منبع کنفرانس متصل کنید تا تصاویر و محتوای جلسه روی نمایشگر نمایش داده شوند.
انتخاب و نصب اسپیکر یا اسپیکرفون
اسپیکرفون یکی از تجهیزات مورد نیاز برای برگزاری ویدئو کنفرانس است اما استفاده از آن به نوع جلسه بستگی دارد. در جلسات سازمانی به دلیل حضور هم زمان چندین نفر در اتاق جلسه، استفاده از اسپیکر معمولی گزینه مناسبی نیست. در این شرایط برای اینکه صدای افراد حاضر در جلسه آنلاین با کیفیتی یکسان و واضح به همه افراد حاضر در اتاق منتقل شود لازم است از یک اسپیکرفون کنفرانس استفاده کنید.
تست تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری
در مرحله تست تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری باید پیش از شروع جلسه، عملکرد همه تجهیزات و اتصال آن ها بررسی شود تا از بروز مشکل هنگام برگزاری ویدئو کنفرانس جلوگیری شود. در این مرحله نرم افزار ویدئو کنفرانس باید دوربین، میکروفون، مانیتور و اسپیکرفون را به درستی شناسایی کند و بدون مشکل به جلسه متصل شود. همچنین کیفیت تصویر دوربین، وضوح صدای میکروفون، نمایش صحیح تصویر و محتوای جلسه روی مانیتور، عملکرد اسپیکرفون، اتصال صحیح کابل ها و پایداری اینترنت و پهنای باند را نیز بایستی بررسی کنید.
ایجاد جلسه و شروع ویدئو کنفرانس
پس از آمادهسازی تجهیزات برای برگزاری ویدئوکنفرانس در نرمافزار تروکانف باید جلسه جدیدی ایجاد و لینک دعوت را برای شرکتکنندگان ارسال کرد. برا این کار ابتدا از Control Panel گزینه Create a meeting را انتخاب و نام جلسه را وارد کنید. سپس حالت کنفرانس را از میان گزینههای موجود انتخاب کرده و در صورت نیاز، تعداد شرکتکنندگان و سخنرانان را تعیین کنید. تنظیمات اتصال را انجام داده و در پایان با انتخاب Start جلسه را آغاز کنید.
جمع بندی
در مجموع برگزاری یک ویدئو کنفرانس تنها به انتخاب نرم افزار یا خرید تجهیزات مناسب محدود نمی شود؛ بلکه طراحی صحیح اتاق یا سالن کنفرانس، انتخاب تجهیزات سازگار، نصب و راه اندازی اصولی و تست کامل آن ها پیش از شروع جلسه همگی در کیفیت نهایی برگزاری تأثیرگذار هستند. با رعایت این مراحل و انجام تنظیمات لازم در نرم افزار، می توان جلسه ای با کیفیت تصویر و صدای مناسب، ارتباطی پایدار و امکاناتی مانند اشتراک گذاری فایل، چت و رأی گیری را بدون اختلال در اختیار شرکت کنندگان قرار داد.
نظرات در مورد : چطور ویدئو کنفرانس برگزار کنیم؟