نکات و ترفندهای  Microsoft Lists برای بهترین استفاده

جدا از برنامه‌هایی مانند Teams، OneNote و مجموعه آفیس، مایکروسافت یک نرم‌افزار مدیریت پروژه/پایگاه داده به نام Microsoft Lists یا لیست نیز ارائه می‌کند. این شرکت که در ابتدا محدود به کاربران Enterprise و Education Microsoft 365 بود، اکنون کاربران عمومی را نیز برای این برنامه می پذیرد.

 Lists در مایکروسافت

اگر می‌خواهید  Microsoft Lists  را امتحان کنید، در اینجا نکات و ترفندهای برتر Microsoft Lists برای فعالیت‌های مختلف، مانند چک لیستی برای تجربه آسان وجود دارد.

از الگوها استفاده کنید

شما دو گزینه برای ایجاد لیست در Microsoft Lists دارید، از اول لیست بسازید یا از یکی از الگوهای داخلی استفاده کنید. از صفحه اصلی Microsoft Lists، روی New list کلیک کنید و یکی از قالب های پیش فرض را انتخاب کنید.

بر اساس استفاده یا ترجیح خود، می‌توانید قالبی مانند issue tracker ، Travel requests ، Content schedule ، و غیره را انتخاب کنید. برخلاف Notion، هیچ راهی برای مرور الگوهای ساخته‌شده توسط مایکروسافت لیست وجود ندارد.

پس از انتخاب یک قالب، روی Use template کلیک کنید و حالا آماده استفاده از آن در داخل حساب خود هستید.

لیست را شخصی کنید

هنگامی که با ده ها لیست در مایکروسافت سروکار دارید، مهم است که آنها را شخصی سازی کنید تا برای یافتن لیست مرتبط با مشکل مواجه نشوید.

هنگامی که یک لیست جدید ایجاد می کنید، می توانید یک نام، توضیحات منحصر به فرد به آن بدهید و یک رنگ و یک نماد انتخاب کنید. گزینه ها محدود هستند، اما هنوز هم بهتر از رقبایی مانند Trello است.

افزودن لیست موارد جدید

بر اساس الگوی انتخابی خود، چندین گزینه برای افزودن یک ورودی به فهرست های مایکروسافت دارید.

روی Add new item را در بالا کلیک کنید دهید و منویی برای اضافه کردن جزئیات کار یا مسئله مانند عنوان، توضیحات، وضعیت، تاریخ سررسید، تاریخ انتشار، URL منتشر شده و موارد دیگر باز می شود.

ایجاد نمای جدید

همچنین می توانید ورودی های اضافه شده را در قالب تقویم و گالری مشاهده کنید. در اینجا نحوه این کار توضیح می دهیم:

مرحله 1: روی نماد + در بالا کلیک کنید و منوی Create view باز می شود.

مرحله 2: Calendar یا Gallery را در منوی Show as انتخاب کنید.

دکمه Create را در پایین فشار دهید و می توانید نمای جدید را از منوی سه نقطه بررسی کنید.

ویرایش لیست

به‌طور پیش‌فرض، Microsoft Lists ویرایش مستقیم لیست ها را غیرفعال می‌کند. برای ایجاد تغییرات باید لیستی را انتخاب کنید و روی edit در بالا کلیک کنید. می تواند زمان بر باشد. درعوض، می‌توانید روی « Exit grid view » کلیک کنید و مستقیماً ورودی‌های جدید را اضافه کنید و ورودی‌های موجود را ویرایش کنید.

اضافه کردن یک ستون جدید

بر اساس الگوی انتخابی شما، لیست ها با ستون های لازم همراه خواهند بود. می توانید به صورت افقی اسکرول کنید و روی گزینه Add column کلیک کنید تا نوع ستونی را که می خواهید به لیست ها اضافه کنید انتخاب کنید.

می توانید یک خط متن، چند خط متن، شماره، نظرسنجی بله/خیر، Persona و موارد دیگر را انتخاب کنید.

همچنین می توانید ستون های موجود را انتخاب کرده و روی دکمه فلش پایین کلیک کنید تا آنها را حذف کنید.

ساخت لیست مورد علاقه

هنگام کار با چندین پروژه، سایر پایگاه‌های داده، جستجو در فهرستی که به دنبال آن هستید دشوار است.

از صفحه اصلی Microsoft Lists، روی نماد ستاره کوچک در بالای لیست کلیک کنید و نرم افزار آن را به عنوان مورد علاقه اضافه می کند. اکنون می توانید به راحتی از منوی مجزای Favorites به آن دسترسی داشته باشید.

یک ستون را ویرایش کنید

آیا می خواهید یک ستون موجود را با جزئیات بیشتر ویرایش کنید؟ شما به راحتی می توانید این کار را از منوی Edit Column انجام دهید.

بیایید ستون Status را به عنوان مثال در نظر بگیریم و آن را در لیست ویرایش کنیم.

مرحله 1: روی نماد فلش رو به پایین در کنار ستون وضعیت کلیک کنید.

مرحله 2: به Column settings بروید و Edit را انتخاب کنید.

مرحله 3: می توانید یک نام، توضیحات جدید اضافه کنید، نوع ستون را تغییر دهید، و حتی تغییراتی را در گزینه های خروجی اعمال کنید.

همچنین می توانید زیر منوی  more options را باز کنید و امکان انتخاب چند گزینه ای برای ستون ها را فراهم کنید. دکمه Save را بزنید تا همه تغییرات اعمال شوند.

یک لیست را به اشتراک بگذارید

در حالی که Microsoft Lists برای استفاده شخصی ایده آل است و با اعضای تیم قابل استفاده است. می‌توانید مشکلات، دارایی‌ها، روال‌ها، مخاطبین، موجودی و موارد دیگر را با همکاری دیگران پیگیری کنید و به اشتراک بگذارید.

از صفحه اصلی Lists، روی منوی سه نقطه کلیک کرده و Share را انتخاب کنید. می توانید لینکی به پروژه را به اشتراک بگذارید و حتی برای ایجاد تغییرات به منوی تنظیمات پیوند بروید.

از منوی  Link settings ، می توانید موارد ویرایش را اضافه کنید، تاریخ انقضا را تعیین کنید و حتی یک رمز عبور برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به لیست تعیین کنید.

فرمت CSV

اگر می خواهید لیست موجود در مایکروسافت اکسل را ویرایش کنید یا کل لیست را با فرمت CSV به اشتراک بگذارید، بر روی Export to CSV کلیک کنید تا مرورگر لیست را در فایل CSV دانلود کند.

ایجاد و مدیریت پایگاه داده در برنامه لیست مایکروسافت

Microsoft Lists برای کاربران هنوز مواردی مانند قوانین برای ایجاد اتوماسیون در فهرست و دسترسی به برنامه تلفن همراه را ندارد. این فقط برای کاربران Education و Enterprise در دسترس است.

Microsoft Lists شکاف مهمی را در اکوسیستم Microsoft 365 پر می کند. دیگر لازم نیست برای ایجاد پایگاه داده یا مدیریت پروژه ها به برنامه هایی مانند Trello یا Notion تکیه کنید. می‌توانید همه کارها را در Lists با استفاده از یکپارچگی دقیق آن با برنامه‌های Office انجام دهید.

شما چه استفاده هایی از Microsoft Lists دارید؟ ایده های خود را در نظرات زیر به اشتراک بگذارید.