نحوه استفاده از راه حل های ذخیره سازی ابری Dropbox ، OneDrive ، Google Drive یا iCloud

راه حل های ذخیره سازی ابری زمانی قابل اعتمادتر از ذخیره سازی فیزیکی محسوب می شدند ، اما دیگر اینطور نیست. امروزه افراد و مشاغل با خوشحالی اسناد ضروری و داده های شخصی را روی ابر ذخیره می کنند. ارائه دهندگان صدها گیگابایت یا حتی ترابایت را با نرخ مقرون به صرفه ارائه می دهند و مصرف کنندگان بیشتری تصمیم می گیرند به بهترین راه حل های ذخیره سازی ابری روی آورند.

یک مزیت بزرگ ذخیره سازی ابری این است که می توانید از هر دستگاهی با اتصال اینترنت به اسناد دسترسی داشته باشید. با این حال ، بازار مملو از گزینه ها است و تصمیم گیری در مورد اینکه کدام راه حل ذخیره سازی ابری به بهترین نحو به نیازهای شما یا مشاغل شما پاسخ می دهد ، دشوار است.

معرفی فضاهای ابری ذخیره سازی

اما قبل از اینکه به تغییر فضای ذخیره سازی ابری فکر کنید ، چندین سوال مهم وجود دارد. به عنوان مثال ، آیا فضای ابری واقعاً می تواند قابل اعتماد باشد ؟ دسترسی به فایل ها و اسناد مهم از دستگاه های دیگر چقدر آسان است؟ و شاید مهمتر از همه: آیا داده های شما ایمن خواهند بود؟

در این مقاله ، ما به این سوالات پاسخ خواهیم داد و بینشی در مورد نحوه استفاده بیشتر از راه حل ذخیره سازی ابری خود ، صرف نظر از پلتفرمی که انتخاب می کنید ، ارائه می دهیم. ما نحوه استفاده از Dropbox ، Microsoft OneDrive ، Google Drive و iCloud را توضیح خواهیم داد. هنگامی که قابلیت های این سرویس را مشاهده می کنید ، باید بتوانید تصمیم بگیرید که برای شما مناسب است.

راه حل های ذخیره سازی ابری:

مهمترین مرحله برای انتقال به فضای ذخیره سازی ابری این است که مطمئن شوید پلتفرمی مناسب شما انتخاب کرده است. به عنوان مثال ، iCloud برای افرادی که عمدتا از دستگاه های Apple استفاده می کنند مناسب است: اگر به طور منظم از رایانه Windows یا دستگاه Android استفاده می کنید ، iCloud احتمالاً مناسب شما نیست.

به همین ترتیب ، اگر از برنامه های Microsoft 365 به طور انحصاری استفاده می کنید ، احتمالاً Microsoft OneDrive بی عیب ترین پلتفرم برای شما خواهد بود. اگر از Google Workspace یا Google Docs استفاده می کنید ، احتمالاً Google Drive بهترین انتخاب شما خواهد بود. نکته این است که ارائه دهنده ای را پیدا کنید که بیشترین استفاده را از رایانه و نرم افزار شما دارد.

فضای ذخیره سازی رایگان یا پولی؟

استفاده از راه حل های ذخیره سازی ابری رایگان اغلب وسوسه انگیز است ، اما برای هرکسی آن را توصیه نمی کنیم. واقعیت این است که این برنامه ها فضای محدودی را ارائه می دهند ، می توانند کمتر قابل اعتماد باشند ، پشتیبانی مشتری با کیفیت بالا را ارائه نمی دهند و پروتکل های امنیت داده ها به احتمال زیاد زیر استاندارد هستند.

ما همچنین کاربران تجاری را از استفاده از فضای ذخیره سازی رایگان منع می کنیم زیرا ارائه دهندگان بهترین فضای ذخیره سازی ابری برای مشاغل بسته های بسیار مقرون به صرفه را ارائه می دهند. در مقایسه با ناامیدی و از دست دادن بهره وری از یک پلت فرم ضعیف ، یا هزینه های از دست رفتن داده ها یا حمله سایبری ، سرمایه گذاری در یک سرویس با کیفیت بالا مهم است.

برخی از محصولات ذخیره سازی به عنوان یک سرویس حتی در بسته های نرم افزاری دیگر گنجانده شده است. به عنوان مثال ، همه مشترکان Microsoft 365 ، یک ترابایت فضای ذخیره سازی OneDrive را دریافت می کنند. اگر قبلاً از مجموعه برنامه های Microsoft 365 استفاده می کنید ، احتمالاً یکی از بهترین سیستم عامل های ذخیره سازی ابری را در اختیار دارید.

امنیت ، رمزگذاری و پشتیبان گیری

حساب شما فقط به اندازه دستگاه هایی که به آن دسترسی دارند ایمن است. اگر دستگاه شما به خطر بیفتد (چه به دلیل آسیب ، سرقت یا حمله سایبری) داده های شما در معرض خطر است. از دست دادن اطلاعات احتمالی یک خطر اجتناب ناپذیر است ، چه به دلیل جرایم سایبری ، حذف تصادفی یا خرابی سخت افزار. کسب و کارهایی که اطلاعات حساس مشتریان یا اطلاعات مالی را مدیریت می کنند باید در مورد نحوه مدیریت داده ها به صورت آنلاین احتیاط کنند.

حداقل باید از دستگاه هایی با کد PIN یا رمز عبور قوی محافظت کنید. همچنین باید اطمینان حاصل کنید که گذرواژه خود را به طور مرتب تغییر دهید. اگر می خواهید امنیت داده خود را به طور جدی ارتقا دهید ، سرمایه گذاری در یکی از بهترین مدیریت های رمز عبور بهترین راه است.

چند مرحله اضافی وجود دارد که افراد و مشاغل می توانند برای حفاظت از داده های ذخیره سازی ابری خود انجام دهند. احراز هویت دو مرحله ای دسترسی هکرها به حساب شما را تقریباً غیرممکن می کند ، حتی اگر رمز عبور شما را بدانند. این اطمینان می دهد که قبل از ورود به سیستم از یک دستگاه جدید ، باید رمز عبور و یک کد یکبار ارسال شده به آدرس ایمیل یا تلفن همراه خود را وارد کنید.

رمزگذاری داده ها اطمینان می دهد که حتی اگر حساب شما به خطر بیفتد ، قابل دسترسی نیست. بدون کلیدهای احراز هویت مناسب ، هر کسی که قبل حمله احتمالی دارد، فقط یک سری اعداد نامفهوم را مشاهده می کند. اگر امنیت داده ها را جدی بگیرید ، رمزگذاری قابل مذاکره نیست.

اگر کسی به داده های شما دسترسی غیرمجاز پیدا کند، حتما می خواهید در اسرع وقت بدانید چه کسیست؟ خدمات می تواند به شما کمک کند تا بفهمید چه کسی ، کجا و از چه دستگاهی دسترسی به آن امکان پذیر بوده است ، و در صورت فراموش کردن خروج از سیستم هنگام استفاده از رایانه عمومی ، محل ورود خود را پیگیری کنید. در صورت مشاهده ورود مشکوک ، می توانید به طور همزمان از همه دستگاه ها خارج شوید.

بسیاری از برنامه های شخص ثالث می توانند به فایل های ذخیره شده در پلت فرم ذخیره سازی ابر دسترسی داشته باشند. از داشبورد حساب خود می توانید ببینید چه برنامه هایی به داده های شما دسترسی دارند و به چه داده هایی دسترسی دارند. می توانید مجوزهای برنامه هایی را که ترجیح می دهید به فایل ها و اسناد حساس دسترسی نداشته باشید ، لغو کنید.

آخرین مرحله این است که همیشه پشتیبان داشته باشید. اگرچه بسیار بعید است ، در صورت حمله بزرگ به پلت فرم شما ، می خواهید راحت باشید که بدانید یک نسخه دیگر از داده های خود را در یک مکان امن ذخیره کرده اید. این می تواند یک سرویس دیگر ، یک سرور فیزیکی یا یک هارد دیسک باشد و مانند فایل های ذخیره سازی ابری شما باید با 2FA رمزگذاری و ایمن سازی شود.

نحوه استفاده از Dropbox:

تصمیم بگیرید که چه طرحی را می خواهید. اکثر افراد در برنامه رایگان ، که به شما امکان ذخیره 2 گیگابایت را می دهد ، خوب خواهند بود. با این حال ، اگر شما از Dropbox برای کار استفاده می کنید ، به احتمال زیاد به برنامه Plus نیاز دارید که هزینه آن 9.99 دلار در ماه است و 2 ترابایت فضای ذخیره سازی را امکان پذیر می کند. مشاغل به احتمال زیاد به برنامه حرفه ای نیاز دارند که هزینه آن 16.58 دلار در ماه است ، 3 ترابایت فضای ذخیره سازی در اختیار شما قرار می دهد و دسترسی از دستگاه های نامحدود را امکان پذیر می کند.

مرحله 1: محل استفاده از Dropbox را انتخاب کنید

ثبت نام کنید و سپس تصمیم بگیرید کدام دستگاه ها به Dropbox نیاز دارید. Dropbox به شما امکان می دهد فایل ها را روی کلود ذخیره کنید ، سپس آنها را از طریق مرورگر وب ، از رایانه/لپ تاپ یا از طریق برنامه تلفن همراه مشاهده کنید. ما به شما توصیه می کنیم Dropbox را در رایانه/لپ تاپ خود بارگیری کنید ، بنابراین فایل های شما به طور خودکار همگام می شوند.

اگر می خواهید از Dropbox در لپ تاپ/دسکتاپ یا سلول خود استفاده کنید ، برنامه مربوطه را بارگیری کرده و وارد حساب خود شوید.

مرحله 2: محتوا و ابزارها را اضافه کنید

برنامه دسکتاپ Dropbox با سیستم ویندوز یا منوی macOS شما ادغام می شود ، بنابراین می توانید محتوا را به آسانی در رایانه شخصی خود در Dropbox ذخیره کنید.

Dropbox با برنامه های محتوای ابری ، از جمله Google Workspace و Microsoft 365 ادغام می شود ، بنابراین آنها در کنار تمام فایل های دیگر شما در Dropbox ذخیره می شوند. این به شما امکان می دهد تمام مطالب خود را در یک مکان پیگیری کنید ، چیزی که کاربران تجاری آن را ارزشمند می دانند.

مرحله 3: اقدامات امنیتی را تنظیم کنید

کاربران تجاری می توانند تنظیمات حریم خصوصی در پوشه های Dropbox را تغییر دهند تا به کل تیم یا فقط اعضای خاص اجازه دسترسی به فایل های خاص را بدهند. از Dropbox Security برای بررسی دستگاه هایی که در حساب شما فعال هستند یا برنامه های شخص ثالثی که تأیید نکرده اید دسترسی دارند استفاده کنید و در صورت لزوم آنها را حذف کنید.

نحوه استفاده از OneDrive:

OneDrive از قبل روی همه دستگاه های Windows 10 نصب شده است ، بنابراین انتخاب طبیعی برای کاربران ویندوز است. شما می توانید OneDrive را در Mac بارگیری کنید ، اما بعید است کاربران Mac این سرویس را در بالای Dropbox انتخاب کنند مگر اینکه در سازمانی کار کنند که محتوای آن را در OneDrive نگه می دارد.

OneDrive کاملاً با Microsoft Teams یکپارچه شده است ، بنابراین یک برنامه عالی برای دفاتر از راه دور و برنامه های آموزش از راه دور است. با این حال ، کاربران تجاری باید بدانند که قبل از استفاده از OneDrive باید دارای نوعی اشتراک Microsoft 365 باشند. برنامه های شخصی با یک برنامه رایگان از جمله 5 گیگابایت فضای ذخیره سازی شروع می شود و تا  Microsoft 365 با 7.99 دلار در ماه و 6 ترابایت فضای ذخیره سازی افزایش می یابد.

مرحله 1: نصب و پیکربندی کنید

اگر قصد استفاده از OneDrive در مک یا دستگاه تلفن همراه را دارید ، باید برنامه OneDrive را بارگیری کنید ، که به شما امکان می دهد فایلها را از طریق منو خود همزمان کنید. کاربران ویندوز در نسخه های پیش از 2016 ویندوز باید برنامه را روی دستگاه های خود نصب و پیکربندی کنند.

مرحله 2: نحوه اشتراک گذاری فایل ها را انتخاب کنید

اکثر افراد هرگز مجبور نخواهند بود با گزینه های به اشتراک گذاری کار کنند ، مگر اینکه بخواهند لینک فایل های اشتراک گذاری را فعال کنند ، اما کاربران تجاری اغلب می خواهند برخی از فایل ها را از برخی کارمندان پنهان کنند. از مرکز مدیریت ، می توانید انتخاب کنید که کارکنان شما با چه دستگاه هایی به OneDrive دسترسی داشته باشند یا اشتراک لینک در خارج از سازمان را ممنوع کرده و دسترسی به فایل ها یا پوشه ها را محدود کنید.

مرحله 3: نحوه افزایش حداکثر پتانسیل OneDrive را بیاموزید

OneDrive کاربران تجاری را تشویق می کند تا کارکنان خود را در مورد نحوه استفاده از OneDrive برای استفاده بیشتر از برنامه آموزش دهند. یکی از ویژگی های پنهان اما بسیار مفید این است که OneDrive به شما امکان می دهد فایل ها را با سایر اعضای تیم Teams یا Outlook به عنوان ضمیمه های ایمیل به اشتراک بگذارید و امکان ویرایش را فراهم کنید.

اگر ایمیلی با پیوست ارسال کرده اید ، اما متوجه شده اید که پیوست پس از ارسال نیاز به بروز رسانی دارد ، به روز رسانی به طور خودکار همگام می شود تا بیننده جدیدترین نسخه پیوست را دریافت کند. ویدئوهای آموزشی در وب سایت OneDrive موجود است و حتی کاربران شخصی نیز از یادگیری میزان قابلیت های OneDrive سود خواهند برد.

نحوه استفاده از Google Drive:

Google Drive برای شروع کار برای کاربران رایگان است ، برنامه های پولی از طریق Google One در دسترس است و از طریق Google Workspace برای مشاغل در دسترس است. این برنامه رایگان 15 گیگابایت فضای ذخیره سازی رایگان ارائه می دهد ، در حالی که برنامه شخصی پولی از 1.99 دلار در ماه برای 100 گیگابایت شروع می شود و برای 9 ترابایت ماهانه 9.99 دلار افزایش می یابد.

کاربران تجاری می توانند از بین چهار برنامه یکی را انتخاب کنند ، که گرانترین آن به نقل قول است ، در حالی که کم هزینه ترین (6 دلار در ماه) فقط 30 گیگابایت فضای ذخیره سازی برای هر کاربر امکان پذیر است. اکثر مشاغل از طرح استاندارد تجارت (12 دلار در ماه) ، که 150 کاربر با 2 ترابایت فضای ذخیره برای هر نفر ، یا برنامه بیزینس پلاس (25 دلار در ماه) برای 250 کاربر با 5 ترابایت فضای ذخیره برای هر نفر ، استقبال می کنند.

مرحله 1: بارگذاری فایل ها در گوگل درایو

هر نوع فایلی را می توان در Google Drive شما بارگذاری کرد. فایل های Windows Office به طور خودکار به قالب Google Workspace معادل تبدیل می شوند ، بنابراین می توانید از طریق ابر Google Workspace روی آنها کار کنید. همه فایلها هنگام بارگیری اسکن می شوند.

مرحله 2: مجوزهای اشتراک گذاری و مشاهده را تنظیم کنید

سرپرستی را انتخاب کنید تا تصمیم بگیرد اعضای سازمان شما چه فایلها/پوشه هایی را ببینند. اگر این را انتخاب کنید ، سرپرست می تواند مجوزهای فردی را ویرایش کند تا فایل ها توسط اعضای خاصی دیده نشوند یا در خارج از سازمان شما به اشتراک گذاشته شوند. کاربران جداگانه می توانند انتخاب کنند که آیا اشتراک گذاری پیوند در اسناد فعال شود ، با آدرس خاصی به اشتراک گذاشته شود یا اسناد برای آنها خصوصی باشد.

مجوزهای اشتراک گذاری/مشاهده را می توان در انواع فایل های Google Drive ، از جمله Docs ، Sheets ، Slides ، Maps و Folders ویرایش کرد.

مرحله 3: مجوزهای دسترسی آفلاین را ویرایش کنید

دسترسی آفلاین به صورت خودکار در همه حساب های مشاغل Google Drive موجود است و برای کاربران جداگانه در دسترس نیست. به اعضای سازمان خود اجازه دهید دسترسی آفلاین را در صورت کار بر روی دستگاه های قدیمی با ذخیره سازی محدود اطلاعات غیرفعال کنند. در صورت ترک کارکنان یا نقض اطلاعات ، مدیران می توانند دسترسی آفلاین را از راه دور غیرفعال کنند.

نحوه استفاده از iCloud:

iCloud برای استفاده شخصی طراحی شده است ، بنابراین افرادی که دارای رایانه رومیزی/لپ تاپ ، iPhone و/یا iPad هستند می توانند از راحتی داده های شخصی خود (موسیقی ، یادداشت ها ، عکس ها و غیره) همگام سازی شده در دستگاه ها لذت ببرند.

از آنجا که برای کاربران تجاری طراحی نشده است، حتی با گران ترین برنامه اپل (9.99 دلار در ماه) ، نمی توانید iCloud را با Windows یا Google Workspace ادغام کنید.

مرحله 1: قیمت را انتخاب کنید

ما به کسانی که ابتدا iCloud را امتحان می کنند توصیه می کنیم تا زمانی که اطلاعات آن ها زیاد نیست از ارزان ترین برنامه ممکن (0.99 دلار در ماه) استفاده کنند. اکثر کاربران برای ذخیره شخصی عکس ها ، یادداشت ها و اطلاعات تقویم به بیش از 50 گیگابایت نیاز ندارند.

ما توصیه می کنیم که برنامه iCloud خود را فقط به برنامه های 200 گیگابایتی (2.99 دلار در ماه) یا 2 ترابایتی (9.99 دلار در ماه) ارتقا دهید ، هنگامی که توسط اپل به شما اطلاع داده می شود که به داده های بیشتری احتیاج دارید: به محض خرید یک برنامه ، فضای ذخیره سازی ابری شما به روز می شود بطور خودکار.

مرحله 2: محتوایی را که می خواهید همگام سازی شود انتخاب کنید

iCloud به طور خودکار در دستگاه های Mac فعال می شود. پس از ورود به حساب خود ، به ” System Preferences” (از رایانه ، تلفن همراه یا iPad) بروید و تصمیم بگیرید که چه محتوا/داده ای را می خواهید در کلود ذخیره کنید.

وقتی آنچه را که می خواهید همگام سازی کنید ، داشته باشید ، محتوا شامل پیام ها ، عکس ها ، بارگیری موسیقی ، یادداشت های صوتی ، یادداشت ها ، تقویم و ایمیل ها به طور خودکار در دستگاه ها همگام می شود. iCloud پس از این دو مرحله به سادگی در پس زمینه اجرا می شود.

خلاصه

در میان تمام راه حل های ذخیره سازی ابری ، Dropbox به بهترین نحو با سایر برنامه ها ، از جمله Google Workspace و Microsoft 365 ادغام می شود. Google Drive و Microsoft OneDrive هر دو سعی می کنند مجموعه ای کامل برای کاربران تجاری باشند که علاوه بر ذخیره سازی داده ها ، ارتباطات و مدیریت گردش کار را نیز شامل می شود.

اگر می خواهید یک مجموعه تجاری کامل داشته باشید ، آیا Google Drive یا Microsoft Office را ترجیح می دهید؟ کاملا سلیقه ای است، زیرا قابلیت های آنها معادل است. iCloud تقریباً برای یک کاربر مدرن Mac ضروری است و در مواردی که دستگاه ها آسیب دیده یا خراب شده اند از از دست دادن اطلاعات محافظت می کند. با این حال ، ناتوانی آن در کار با سایر سیستم عامل ها نقص مهلک آن است.