8 راهکار برای استفاده از OneNote به عنوان مدیریت پروژه

OneNote توسط مایکروسافت ارائه می شود که برای قابلیت های یادداشت برداری بسیار محبوب است. با این حال، می توانید به راحتی از OneNote به عنوان ابزاری برای مدیریت پروژه با سازمان هوشمند، قالب های OneNote، توابع اشتراک گذاری و یکپارچه سازی هوشمند با Outlook استفاده کنید.

استفاده از OneNote به عنوان مدیریت پروژه

شاید نخواهید از ابزار مدیریت پروژه دیگری استفاده کنید و قصد دارید تمام روز با یک رابط واحد کار کنید. شما در حال حاضر تمام داده‌های موجود در نوت‌بوک OneNote را دارید و استفاده از همان نرم‌افزار برای مدیریت پروژه باید تجربه‌ای یکپارچه را ارائه دهد. نکات زیر را دنبال کنید:

از دفتر یادداشت، بخش و صفحات ONENOTE استفاده کنید

OneNote از یک روش منحصر به فرد برای سازماندهی یادداشت ها استفاده می کند. برخلاف Evernote و Apple Notes، شما محدود به استفاده از برچسب ها برای مرتب کردن یادداشت ها نیستید. می توانید به بخش ها و صفحات تکیه کنید.

می توانید یک دفتر یادداشت جداگانه برای پروژه آینده ایجاد کنید و بخش های مختلفی برای آن ایجاد کنید. به عنوان مثال، می توانید یک نوت بوک جدید به عنوان نام برنامه/نرم افزار ایجاد کنید، بخش هایی مانند UX، UI، ارتباطات، توسعه نرم افزار و تست را به آن اضافه کنید.

یادداشت ها یا صفحات لازم را اضافه کنید و نوت بوک را ایجاد کنید که برای اشتراک گذاری آماده است.

 از الگوهای ONENOTE کمک بگیرید

ایجاد هر صفحه OneNote از ابتدا زمان بر است. می توانید OneNote را به عنوان ابزار مدیریت پروژه برای صرفه جویی در زمان انتخاب می کنید.

می توانید یکی از قالب های داخلی OneNote را انتخاب کنید و به سرعت شروع کنید.

مرحله 1: OneNote را در رایانه خود باز کنید.

مرحله 2: نوت بوک و بخش مربوطه را انتخاب کنید.

مرحله 3: یک صفحه جدید اضافه کنید و روی منوی Insert در بالا کلیک کنید.

مرحله 4:  Page Templates را از بالا انتخاب کنید.

مرحله 5: منوی اختصاصی Templates را باز کنید.

مرحله 6: تمپلت مورد نظر خود را از لیست انتخاب کنید.

شما می توانید قالب های سفارشی OneNote ایجاد کنید تا در آینده در زمان بیشتری صرفه جویی کنید.

ایمیل های Outlook را به ONENOTE اضافه کنید

در برخی شرایط، پیش میاید که باید ایمیل‌های مهم مشتری را برای مرجع به OneNote ارسال کنید.

Outlook ادغام مستقیم با OneNote را ارائه می دهد. به این ترتیب مدیریت روابط بین صندوق دریافتی ایمیلتان با وان نوت بسیار ساده‌تر خواهد بود. در اینجا نحوه استفاده از آن آمده است:

مرحله 1: Outlook را در ویندوز باز کنید.

مرحله 2: ایمیلی را که می خواهید به OneNote ارسال کنید انتخاب کنید.

مرحله 3: روی منوی سه نقطه در گوشه سمت راست بالا کلیک کنید و OneNote را انتخاب کنید.

Outlook از شما می پرسد که می خواهید ایمیل را در کجای OneNote ذخیره کنید. بخش را در notebook انتخاب کنید.

 فایل های مربوطه را به ONENOTE اضافه کنید

قبل از اینکه یک دفتر یادداشت  OneNote را با دیگران به اشتراک بگذارید، باید فایل ها و صفحات گسترده مرتبط را به یک صفحه اضافه کنید. انجام این کار بسیار آسان است.

از صفحه OneNote، Insert را انتخاب کنید.

شما گزینه ای برای ادغام فایل اکسل به صفحه دریافت خواهید کرد. اگر می خواهید صدا یا تصویر ضبط کنید، می توانید به راحتی از همان منو این کار را انجام دهید.

دفتر یادداشت ONENOTE را به اشتراک بگذارید

اکنون که یک دفتریادداشت وان نوت کامل با الگوها، ایمیل‌ها، فایل‌ها و موارد دیگر ایجاد کرده‌اید، وقت آن است که برای مدیریت پروژه، آن را با سایر اعضای تیم به اشتراک بگذارید.

مرحله 1: از دفترچه یادداشت، روی File در گوشه سمت چپ بالا کلیک کنید.

مرحله 2: Share  را انتخاب کنید.

مرحله 3: آدرس ایمیل سایر اعضا را تایپ کنید و به آنها اجازه ویرایش بدهید.

مرحله 4: روی Share  در پایین کلیک کنید و به دیگران اجازه دهید به نوت بوک بپیوندند.

پیگیری تغییرات اخیر

هنگامی که تیم شما به یک نوت بوک وان نوت ملحق شد، این امکان را دارید که تغییرات انجام شده توسط دیگران را ردیابی کنید.

از یک نوت بوک OneNote، به منوی History در بالا بروید. Recent Edits  را انتخاب کنید و تغییرات ایجاد شده توسط دیگران را در یک صفحه بررسی کنید. همچنین می ‌توانید تغییرات یک نویسنده خاص را از منوی Find by Author جستجو کنید.

برچسب های اصلی برای پیگیری وضعیت پروژه

OneNote با ده ها تگ داخلی برای پیگیری پیشرفت پروژه ارائه می شود. از یک صفحه OneNote، می توانید به صفحه اصلی بروید و برچسب ها را بررسی کنید.

می‌توانید برچسب‌های مختلفی مانند پروژه، بحث با شخص X، درخواست مشتری، مهم، تماس مجدد، ارسال ایمیل و موارد دیگر اضافه کنید. برای جست وجو بر اساس برچسب ها کافیست از طریق زبانه‌ی «Home» گزینه‌ی «Find Tags» را  انتخاب کنید تا لیست تمام برچسب‌های شما ظاهر شود

محافظت از رمز عبور صفحه ONENOTE

شما نمی خواهید همه اعضای تیم به تمام صفحات وان نوت دسترسی داشته باشند، اینطور نیست؟ برخی از صفحات OneNote ممکن است حاوی اطلاعات حساسی مانند نتایج سه ماهه، بازخورد مشتری، طراحی رابط کاربری نهایی و غیره باشند.

برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز این صفحات، می توانید از قسمت Review آنها را با رمز عبور محافظت کنید. به این ترتیب، فقط شما و اعضای منتخب تیم به صفحه دسترسی دارید.

قابلیت های مدیریت پروژه MASTER ONENOTE

چرا وقتی می‌توانید کار را از خود OneNote انجام دهید، برای یک ابزار مدیریت پروژه اختصاصی ، هزینه پرداخت کنید؟ مطمئنا، ابزارهای اختصاصی دارای ده ها ویژگی هستند، اما از خود بپرسید که آیا از آن ویژگی ها استفاده خواهید کرد؟ اگر نه، وان نوت می تواند راه حل ایده آلی برای مدیریت پروژه های کوچک باشد.