چگونه ایمیل خود را مدیریت کنیم ؟

هر روزه با پیشرفت دنیای دیجیتال، افراد زمان بیشتری را صرف می کنند تا از طریق روش های اینترنتی با یکدیگر ارتباط برقرار نمایند. یکی از راه های ارتباطی به غیر از شبکه های اجتماعی و پیام رسان ها، ارسال ایمیل می باشد. افراد می توانند در محتوای ایمیل های خود پیام های متنی، فایل های تصویری، فایل های ویدئویی و حتی اسناد را برای سایر کاربران ارسال نمایند.

مدیریت ایمیل

شاید این آمار برای شما عجیب باشد ولی برخی از افراد در محیط کار خود به صورت میانگین 28 درصد از زمان خود را صرف بررسی ایمیل‌ ها و پاسخ به آن‌ ها می نمایند؛ ایمیل‌ هایی که به طور معمول سبب می گردند تا در کار افارد وقفه ایجاد شده و بازدهی آن ها را کاهش دهد. در شرایطی که بتوانید ایمیل‌ های خود را مدیریت کنید، می‌ توانید از هدر رفت زمان و انرژی جلوگیری نمایید.

دریک سازمان، بخش های کاری بازاریابی و فروش و بخش خدمات مشتریان، در طول هر روز ایمیل‌ های بسیاری دریافت می نمایند. از طرفی دیگر، ارسال ایمیل به مشتریان با آرامش و خونسردی و همچنین پاسخ به شکایات می‌ تواند زمان و انرژی بسیاری از کارکنان دریافت کند. روش‌ های بسیاری وجود دارد که با استفاده از آن‌ ها می‌ت وان زمان کمتری را برای مطالعه ی ایمیل صرف نمود و بازدهی کارمندان در محیط کاری افزایش پیدا کند. البته لازم نیست که به روش‌ هایی نظیر خالی نمودن صندوق ورودی روی بیاوریم؛ زیرا روش‌ های کارآمدتری برای مدیریت ایمیل‌ ها وجود دارد. در ادامه قصد داریم به یک سری از ترفندهای مدیریت ایمیل بپردازیم.

استفاده از اتوماسیون

اساسا اتوماسیون می‌ تواند سبب ایجاد نظم در کارهای غیر ضروری گردد و از هدر رفتن وقت شما جلوگیری نماید. شما می‌ توانید با افزودن ابزارهایی به صندوق ورودی ایمیل خود، می توانید کارهایی جزئی را با دردسر کمتری به انجام برسانید. یکی از ابزارهای مدیریت اتوماسیون، بومرنگ می باشد. این افزونه ی کاربردی، یک نرم افزار مدیریت وظایف برای صندوق ورودی ایمیل می باشد و به شما این امکان را می دهد تا ایمیل‌ هایتان را برای یک زمان مشخص، زمان بندی کنید.

اکنون به منظور کاهش ترافیک ورودی ایمیل های خود می‌ توانید از افزونه های لغو اشتراک استفاده نمایید. با استفاده از این افزونه ها دیگر احتیاجی نیست که در هر ایمیل دنبال گزینه لغو اشتراک باشید و می‌ توانید فقط با افزودن ابزارهای UnListr برای سیستم Outlook و همچنین Unsubscribe Button کروم، اشتراک‌ های ایمیلی تان را لغو نمایید.

ایجاد ریتم برای بررسی ایمیل ها

به طورکلی به منظور بررسی تمامی ایمیل‌ های خود یک ریتم را تنظیم نموده و همیشه بر اساس آن ایمیل های خود را چک کنید. کارشناسان معتقدند که نباید یک روز کاری را با بررسی ایمیل‌ ها آغاز کرد. آن‌ ها باور دارند که غرق شدن در ایمیل‌ ها در زمان ورود به محل کار، سبب کاهش میزان تمرکز می گردد و ذهن کاربر را نسبت به وظایف بی‌اهمیت درگیر می نماید. در زمان بررسی ایمیل‌ ها می‌ توانید به منظور مدیریت نامه‌ های دریافت شده و همچنین نامه های ارسالی تان در طول یک روز برنامه‌ ای را در نظر داشته باشید. یک روش به منظور انجام این فرایند، غیر فعال نمودن نوتیفیکیشن های ایمیل و همچنین بررسی همه ی پیام ها به طور یکجا می باشد. در اصل زمانی که اجازه بدهید نامه‌ هایتان جمع شوند و به بررسی یکجا آن‌ ها بپردازید، اولویت‌ بندی و رسیدگی به آن‌ ها برای  شما خیلی راحت تر خواهد شد.

یکپارچه نمودن ایمیل ها

همانند فرآیند اتوماسیون، سیستم یکپارچه سازی نیز می‌ تواند پردازش ایمیل‌ ها را برایتان آسان تر نماید. با ادغام نرم افزارهایی نظیر  ToutApp و Sidekick با ایمیل‌ های گروه‌ های کاری سیستم فروش و خدمات مشتریان، می‌توان بعضی از شاخص‌ های کلیدی را ارتقا داد، فرایندهای تبلیغاتی قوی تری را اجرا نمود و در آخر به تمامی هدف های پیش‌ بینی شده دسترسی پیدا کرد. در اصل، یکپارچه‌ نمودن ایمیل ها، سیستمی بی‌ نظیر به منظور افزودن میزان شفافیت به ایمیل می باشد. نرم افزار ToutApp امکانات بیشتری در اختیار شما قرار خواهد داد و به شما این اجازه را می‌ دهد که کارهای خود را به طور یکجا آپدیت و همه ی وظایف مرتبط با کمپین‌ های تبلیغاتی را مشاهده نمایید. بهتر است تا ایمیل‌ هایی را که به زمان و توجه بیشتری احتیاج دارند از سایر ایمیل ها جدا کنید تا با دقت به بررسی آن‌ ها در زمان مناسب بپردازید.

مطالب مرتبط

• بهترین ایمیل موقت : برای ساخت ایمیل موقت کلیک کنید
• آموزش تصویری ساخت ایمیل [ چگونه ایمیل بسازیم ؟] + ویدئو
• چگونه ایمیل یاهو بسازیم ؟
• یک ایمیل معتبر می خواهم

در ادامه با زوم تک همراه باشید …

منبع: tech