نرم افزار حضور غیاب یا حضور و غیاب دستی؟!

حضور غیاب یکی از جنبه‌های مهم مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها و شرکت‌ها است. استفاده از سیستم حضور غیاب می‌تواند تأثیر زیادی بر بهبود کارایی و دقت در ثبت اطلاعات داشته باشد. در این راستا، تفاوت‌های قابل توجهی بین حضور و غیاب دستی و نرم‌افزارهای آنلاین وجود دارد. در دنیای امروز که فناوری به سرعت در حال پیشرفت است، بسیاری از سازمان‌ها به دنبال روش‌های کارآمدتر و دقیق‌تری برای مدیریت حضور غیاب کارمندان خود هستند. یکی از مهم‌ترین تفاوت‌ها بین روش‌های سنتی (دستی) و روش‌های مدرن (آنلاین) در مدیریت حضور و غیاب، در دقت، سرعت و قابلیت‌های آنها نهفته است. تاکنون به این فکر کرده‌اید که استفاده از سامانه حضور غیاب آنلاین چه تفاوت‌هایی با حضور و غیاب دستی دارد؟ در این مقاله، با هم تمامی نکات سامانه تردد پرسنل را بررسی می‌کنیم.

حضور و غیاب دستی: روشی سنتی با محدودیت‌های فراوان

حضور و غیاب دستی، روشی سنتی و قدیمی برای ثبت ورود و خروج کارمندان است که در گذشته به دلیل نبود فناوری‌های پیشرفته، رایج بوده است. در این روش، کارمندان به صورت دستی و معمولاً با استفاده از قلم و کاغذ، زمان ورود و خروج خود را در یک دفتر ثبت می‌کنند. به‌عبارت دیگر، حضور و غیاب دستی به روشی اطلاق می‌شود که در آن افراد به صورت فیزیکی و بدون استفاده از سیستم‌های اتوماسیون یا نرم‌افزارهای پیشرفته، حضور خود را ثبت می‌کنند. این نوع حضور و غیاب معمولاً در محیط‌های آموزشی و اداری کاربرد دارد. در زیر به برخی از ویژگی‌ها و مراحل این فرآیند اشاره می‌شود:

ویژگی‌ها و مراحل حضور و غیاب دستی

• ثبت نام: در ابتدای هر جلسه یا کلاس، نام افراد در یک دفتر یا فرم ثبت می‌شود.
• امضا: برخی از سیستم‌های دستی نیاز به امضای افراد دارند تا صحت حضور آنها تأیید شود.
• بررسی: مسئولین (معلم، مدیر یا کارشناس) حضور و غیاب را بررسی کرده و در صورت نیاز، پیگیری‌های لازم را انجام می‌دهند.
• گزارش‌دهی: در پایان دوره‌های زمانی مشخص (هفتگی، ماهانه و …) گزارشی از وضعیت حضور و غیاب افراد تهیه می‌شود.
• مدیریت حضور غیاب  :  این روش برای گروه‌های کوچک مناسب است و نیاز به تجهیزات خاصی ندارد.

مزایای محدود حضور و غیاب دستی

• هزینه اولیه پایین: تنها ابزاری که برای این روش نیاز است، یک دفتر و قلم است که هزینه بسیار کمی دارد. این امر، یکی از دلایل اصلی استفاده از این روش در گذشته بوده است.

معایب عمده حضور و غیاب دستی

• دقت پایین و احتمال خطاهای انسانی: یکی از بزرگترین مشکلات حضور و غیاب دستی، احتمال خطاهای انسانی در ثبت زمان‌ها است. عوامل مختلفی مانند عجله کارمندان، خطای دید، فراموشی و حتی دست‌کاری عمدی اطلاعات می‌توانند به بروز خطا در ثبت زمان‌ها منجر شوند. این خطاها نه تنها باعث ایجاد اختلاف در محاسبات حقوق و دستمزد می‌شوند، بلکه می‌توانند به اختلافات بین کارمندان و مدیران نیز منجر شوند.
• زمان‌بر بودن فرآیند: جمع‌آوری، محاسبه و تحلیل داده‌های حضور و غیاب به صورت دستی، فرآیندی زمان‌بر و خسته‌کننده است. این امر به ویژه در سازمان‌هایی با تعداد کارمندان زیاد، بسیار وقت‌گیر است. علاوه بر این، احتمال بروز خطا در حین انجام محاسبات دستی بسیار زیاد است.
• مشکل در دسترسی به اطلاعات: اطلاعات حضور و غیاب در روش دستی، معمولاً در یک دفتر یا فایل فیزیکی نگهداری می‌شود. بنابراین، دسترسی به این اطلاعات در هر زمان و مکان امکان‌پذیر نیست. برای دسترسی به این اطلاعات، باید به محل نگهداری آن‌ها مراجعه کرد که این امر می‌تواند بسیار زمان‌بر و دست و پاگیر باشد.
• مشکل در تحلیل داده‌ها: استخراج گزارش‌های دقیق و تحلیل داده‌های حضور و غیاب در روش دستی بسیار دشوار است. برای تهیه گزارشات، باید حجم زیادی از داده‌های خام را به صورت دستی پردازش کرد که این امر مستعد خطا و زمان‌بر است. علاوه بر این، امکان تحلیل عمیق داده‌ها و کشف الگوها و روندها در این روش بسیار محدود است.
• عدم امکان اتوماسیون فرآیندها: بسیاری از فرآیندهای مرتبط با حضور و غیاب مانند محاسبه اضافه کاری، مرخصی، غیبت و … در روش دستی به صورت دستی انجام می‌شود. این امر باعث افزایش احتمال بروز خطا و کاهش سرعت انجام کارها می‌شود.
• مشکل در مدیریت دورکاری: در روش دستی، مدیریت حضور و غیاب کارمندان دورکار بسیار دشوار است. زیرا این کارمندان به صورت فیزیکی در محل کار حضور ندارند و امکان ثبت دستی حضور و غیاب آن‌ها وجود ندارد.
• عدم امنیت اطلاعات: اطلاعات حضور و غیاب در روش دستی، معمولاً در معرض خطر گم شدن، تخریب یا دستکاری قرار دارند. همچنین، امکان دسترسی افراد غیرمجاز به این اطلاعات نیز وجود دارد.
• عدم انطباق با استانداردهای مدرن: روش حضور و غیاب دستی با استانداردهای مدرن مدیریت منابع انسانی و فناوری اطلاعات همخوانی ندارد. این روش به دلیل محدودیت‌های فراوان، دیگر پاسخگوی نیازهای سازمان‌های امروزی نیست.

همانطور که مشاهده می‌شود، روش حضور و غیاب دستی با چالش‌های فراوانی همراه است و پاسخگوی نیازهای سازمان‌های امروزی نیست. با توجه به پیشرفت فناوری و ظهور نرم‌افزارهای تردد آنلاین، استفاده از روش‌های دستی به شدت کاهش یافته است. سازمان‌ها با استفاده از بهترین نرم افزار حضور غیاب آنلاین می‌توانند به راحتی و با دقت بالا، حضور و غیاب کارمندان خود را مدیریت کرده و از مزایای فراوان این روش بهره‌مند شوند.

در بخش بعدی، به بررسی مزایای استفاده از نرم‌افزارهای حضور غیاب آنلاین خواهیم پرداخت.

نرم افزار حضور غیاب ابری Cloud و آنلاین Online

روش کار استفاده از نرم افزار حضور غیاب تحت Web: در این روش، کارمندان با استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب، تلفن همراه یا سیستم‌های تشخیص چهره، زمان ورود و خروج خود را ثبت می‌کنند و این اطلاعات به صورت خودکار در نرم‌افزار ذخیره می‌شود.

مزایای استفاده از یک نرم افزار حضور غیاب خوب:

• دقت زیاد: هنگام استفاده از دستگاه حضور غیاب: با حذف عامل انسانی، احتمال خطا در ثبت ساعت زنی حضور غیاب به حداقل می‌رسد.
• سرعت: هنگام کنترل ساعت حضور غیاب با استفاده از دستگاه و نرم افزار کنترل تردد پرسنل: جمع‌آوری و محاسبه داده‌ها به صورت خودکار و بسیار سریع انجام می‌شود.
• دسترسی آسان به داده‌ها با کمک استفاده از روش حضور و غیاب منابع انسانی: مدیران می‌توانند در هر زمان و مکان از طریق اینترنت به اطلاعات حضور و غیاب دسترسی داشته باشند.
• گزارش‌گیری دقیق: نرم‌افزارهای حضور و غیاب آنلاین قابلیت تولید گزارش‌های متنوع و دقیق را دارند که به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد کارمندان را تحلیل کنند.
• اتوماسیون فرآیندها با کمک سامانه حضور غیاب کارکنان: بسیاری از فرآیندهای مرتبط با حضور و غیاب مانند محاسبه اضافه کاری، مرخصی و حقوق و دستمزد به صورت خودکار انجام می‌شود.
• امنیت : هنگام استفاده از سیستم حضور و غیاب : اطلاعات حضور و غیاب به صورت امن در سرورهای ابری ذخیره می‌شود و دسترسی به آن‌ها محدود به افراد مجاز است.
• قابلیت‌های اضافی برنامه حضور غیاب نیروی انسانی: بسیاری از نرم‌افزارهای حضور و غیاب آنلاین دارای قابلیت‌های اضافی مانند مدیریت دورکاری، مدیریت پروژه و ردیابی موقعیت مکانی هستند.

شایان ذکر است در شرکت ها، سازمان ها و ادارات کوچک که تعداد نیروی انسانی کمتری دارند به منظور کاهش هزینه های خرید و راه اندازی و نگهداری سرور بهتر است از سیستم و نرم افزار حضور غیاب بدون سرور که بر بستر ابری یا کلود Cloud هستند استفاده کنند و با استفاده از سیستم حضور غیاب ابری به راحتی و با کمترین هزینه پرسنل خود را مدیریت کنند.

چرا بهتر است از نرم افزار حضور غیاب آنلاین به‌جای روش‌های سنتی و حضور غیاب دستی استفاده کنیم؟

استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین و تردد ابری به دلیل دقت بالا، سرعت، قابلیت‌های متنوع و کاهش هزینه‌های جانبی در درازمدت، به‌عنوان یک روش کارآمد و دقیق برای مدیریت حضور و غیاب کارمندان شناخته شده است. استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب آنلاین به طور کلی مزایای بیشتری نسبت به روش‌های دستی دارد. این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا دقت و کارایی را افزایش دهند و زمان و منابع را بهینه کنند.

این نرم‌افزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند، بهره‌وری را افزایش دهند و تصمیمات مدیریتی بهتری اتخاذ کنند. آیا می‌خواهید از نرم‌افزار حضور غیاب آنلاین تحت وب یا سامانه حضور غیاب بدون سرور استفاده  کنید؟ کافی است به وب سایت شرکت مهندسی نرم افزار حضور و غیاب کسرا مراجعه کنید و فرم درخواست دمو یا فرم تماس با ما را پر کنید ویا با شماره تلفن‌های ۰۲۱۴۱۴۵۲۰۰۰ و ۰۳۱۳۴۱۰۴ تماس بگیرید و با قسمت مهندسی فروش شرکت نرم افزاری کسرا ارتباط بگیرید. شرکت کسرا با کارشناسان باتجربه در کنار شماست.