نحوه ردیابی تغییرات (Track Changes)در مایکروسافت ورد

مایکروسافت ورد دارای یک ویژگی مفید “Track Changes” است که به شما امکان می دهد هر ویرایش انجام شده در یک سند را نظارت و ضبط کنید. هنگامی که گزینه ردیابی تغییرات روشن است، نرم افزار هر ویرایشی را که توسط شما یا دیگران انجام شده در یک فایل هایلایت می کند. سپس، می توانید تغییرات را بررسی کرده و آنها را بپذیرید یا رد کنید.

 ردیابی تغییرات در ورد

پس از فعال کردن عملکرد تغییرات آهنگ در مایکروسافت ورد، هر ویرایشی که انجام می دهید با متن و سبک متفاوتی برجسته می شود تا به راحتی از متن اصلی متمایز شود. وقتی چندین نویسنده روی یک فایل ورد کار می کنند، این یک افزونه بسیار مفید است.

ردیابی تغییرات در مایکروسافت ورد را فعال کنید

قبل از شروع به ایجاد تغییرات یا اشتراک گذاری یک سند با شخص دیگری، باید گزینه ” Track Changes ” را برای سند فعال کنید.

مرحله 1: یک سند را در Word باز کنید.

مرحله 2: پس از آن برای پیگیری تغییرات ، روی برگه ” Review ” را در بالا کلیک کنید.

مرحله 3: حالا از منوی دراپ دون گزینه Tracking را انتخاب کنید.

مرحله 4: روی « Track Changes» کلیک کنید و می‌توانید ادامه دهید.

اگر می خواهید سندی را با سایر اعضای تیم به اشتراک بگذارید، دکمه share  را در گوشه سمت راست بالا فشار دهید و یک پیوند قابل ویرایش را کپی کنید.

می توانید شروع به ایجاد تغییرات در سند کنید و ورد همه تغییرات جدید را در رنگ ها و سبک های متن مختلف برجسته می کند. حتی زمانی که متن را حذف می کنید، ورد جمله یا پاراگراف را خط زده و در سند قابل مشاهده نگه می دارد. برای مرجع می توانید اسکرین شات زیر را بررسی کنید.

تغییرات در مایکروسافت ورد را بپذیرید یا رد کنید

هنگامی که سند Word را با اعضای تیم یا همکاران به اشتراک می گذارید، عملکرد “ردیابی تغییرات” به کار می آید. شما می توانید هر ویرایش را ردیابی کنید و بر اساس اولویت خود آن را از سند اضافه یا حذف کنید. در اینجا نحوه

مرحله 1: یک سند Word را روی دسکتاپ یا وب خود باز کنید.

مرحله 2: متن هایلایت شده در سند را بررسی کنید.

مرحله 3: روی متن کلیک راست کرده و Accept Change (پذیرش تغییرات) یا Reject Change(رد کردن تغییرات) را انتخاب کنید.

همین کار را در سراسر سند تکرار کنید تا کار انجام شود. برای برخی تغییرات، ممکن است بخواهید یک نظر برای شفاف سازی یا پیشنهاد اضافه کنید.

مرحله 1: متن یا پاراگراف را در یک سند ورد انتخاب کنید.

مرحله 2: روی آن کلیک راست کرده و ” New Comment” را انتخاب کنید.

مرحله 3: نظرات خود را وارد کنید و دکمه ارسال را انتخاب کنید. Word متن یا پاراگراف را برجسته می کند تا دیگران نظر روی آن را بررسی کنند.

تنظیم  Mark-up Options

با تغییرات و نظرات بسیار زیاد، ممکن است سند ورد شما شلوغ شود. شما می توانید گزینه های نشانه گذاری را بر اساس ترجیح خود سفارشی کنید.

مرحله 1: سند Word خود را باز کنید و برگه ” Review” را انتخاب کنید.

مرحله 2: فلش کشویی را در کنار «Tracking» انتخاب کنید و گزینه‌های نشانه‌گذاری را همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است گسترش دهید.

شما چهار گزینه برای انتخاب دارید. بیایید آنها را بررسی کنیم.

All Markup: این گزینه پیش فرض است و تمام تغییرات و نظرات را در متن و سبک های مختلف نشان می دهد.

Simple Markup: تمام تغییرات سند را پنهان می کند و یک نوار قرمز در کنار آنها فعال می کند. برای ردیابی تغییرات و تایید یا رد آنها می توانید روی نوار قرمز کلیک کنید (به مراحل بالا مراجعه کنید).

No Markup: همانطور که از نام آن پیداست، این گزینه تمام نشانه گذاری ها و نظرات را از سند حذف می کند و ظاهری تمیز ارائه می دهد.

Original: می توانید سند اصلی خود را قبل از روشن کردن گزینه تغییرات ورد بررسی کنید.

ورد تمام تغییرات ردیابی شده توسط نویسندگان مختلف را در یک سند به طور پیش فرض نشان می دهد. گاهی اوقات، ممکن است بخواهید فقط تغییرات خود را ردیابی کنید و با ویرایش های انجام شده توسط دیگران، حواس شما پرت نشود. در اینجا نحوه فیلتر کردن تغییرات خود در یک سند Word آورده شده است.

مرحله 1: یک سند Word را باز کنید و از تب Review گزینه Tracking را انتخاب کنید (به مراحل بالا مراجعه کنید).

مرحله 2: فلش رو به پایین در کنار گزینه Track Changes را انتخاب کنید. روی Just Mine کلیک کنید.

 تغییرات ردیابی صفحه نمایش را تغییر می دهد

اگر از ظاهر تغییرات ردیابی شده در سند خوشتان نمی آید، می توانید به راحتی آن را با استفاده از مراحل زیر سفارشی کنید.

مرحله 1: منوی Tracking را در ورد باز کنید (به مراحل بالا مراجعه کنید).

مرحله 2:  Mark-up Options را گسترش دهید.

مرحله 3: می‌توانید لینک، درج‌ها، حذف‌ها و فرمت بندی را غیرفعال کنید.

مرحله 4: منوی Balloons را گسترش دهید و یک استایل متفاوت را برای ردیابی تغییرات در ورد فعال کنید.

مرحله 5: می توانید تنظیمات برگزیده را باز کنید و سبک تغییرات را برای درج ها، حذف ها، خطوط تغییر یافته و فرمت بندی تغییر دهید. همچنین می توانید گزینه های رنگی مختلفی را برای نویسندگان انتخاب کنید.

اگر Balloons را در همان منو فعال کرده اید، می توانید عرض و حاشیه ها را تغییر دهید. تغییرات لازم را انجام دهید و آن را ببندید.

خلاصه مطلب

دفعه بعد که یک سند ورد را با کسی به اشتراک می گذارید، فراموش نکنید که «ردیابی تغییرات» را برای یک روند بررسی فعال کنید. چگونه می خواهید از آن در گردش کار خود استفاده کنید؟ پیشنهادات و تجربیات خود را در بخش نظرات زیر به اشتراک بگذارید.