مشخص کردن موارد تکراری در اکسل: 2 راه آسان

هنگام کار با یک صفحه بزرگ در اکسل، مشاهده ورودی های تکراری می تواند چالش برانگیز باشد. علاوه بر این، ممکن است به طور تصادفی یک داده یکسان را دو بار وارد کنید. برای شناسایی سریع این خطاها و اطمینان از تمیز و دقیق بودن داده های شما، بهتر است موارد تکراری را در اکسل با چند کلیک برجسته کنید. این می تواند در درازمدت باعث صرفه جویی در زمان شما شود.

هایلایت کردن مواد تکراری

روش‌های متعددی برای هایلایت کردن موارد تکراری در اکسل وجود دارد، و روشی که استفاده می‌کنید به داده‌هایی که با آنها کار می‌کنید بستگی دارد. در این مقاله قصد داریم تمام راه‌های مختلف برای انجام کارها را به شما نشان دهیم. بیا شروع کنیم.

مواردی که باید در هنگام بررسی داده های تکراری در نظر داشت

شما باید تعیین کنید که آیا موارد تکراری دقیق هستند یا تقریبی. کپی‌های دقیق کپی‌های دقیق یک رکورد هستند، در حالی که تکرارهای تقریبی ممکن است تغییرات جزئی داشته باشند.

تعیین اینکه آیا تکراری ها در مجموعه داده های یکسان یا متفاوت هستند ضروری است. اگر آنها در یک مجموعه داده هستند، می توانید به سادگی موارد تکراری را حذف کنید. با این حال، اگر موارد تکراری در مجموعه داده‌های مختلف وجود دارد، ممکن است مجبور شوید هر دو نسخه را نگه دارید و آنها را ادغام کنید.

در نهایت، مهم است که تأثیر تکرارها را بر هر تحلیلی که انجام می شود در نظر بگیرید. تکراری ها می توانند سوگیری و نتایج را تغییر دهند، بنابراین مهم است که هنگام برخورد با آنها از این موضوع آگاه باشید.

چگونه می توان موارد تکراری را در اکسل پیدا کرد

در زیر برخی از راه های یافتن موارد تکراری در اکسل آورده شده است:

از COUNTIF استفاده کنید: این تابع داخلی تعداد سلول هایی را که معیارهای مشخص شده شما را برآورده می کنند، شمارش می کند. تعداد دفعاتی که هر مقدار در یک ستون ظاهر می شود را شمارش می کند. یک مقدار اگر بیش از یک بار ظاهر شود تکراری در نظر گرفته می شود.

از ویژگی Conditional Formatting استفاده کنید: این ویژگی به شما امکان می دهد سلول های خاصی را برجسته کنید. بنابراین، برای یافتن موارد تکراری، می‌توانید از Conditional Formatting برای برجسته کردن سلول‌هایی که حاوی مقادیر تکراری هستند استفاده کنید.

از ماکرو VBA استفاده کنید: این روش کمی پیشرفته تر و قدرتمندتر است. راه های مختلفی برای نوشتن یک ماکرو برای یافتن موارد تکراری وجود دارد، بنابراین من در اینجا به جزئیات نمی پردازم. اما، اگر علاقه مند به یادگیری نحوه نوشتن یک ماکرو هستید، منابع زیادی به صورت آنلاین در دسترس هستند.

مهم نیست از کدام روش استفاده می کنید، یافتن موارد تکراری در اکسل می تواند برای پاکسازی داده های شما مفید باشد. بیایید بی زحمت ترین روش ها را قدم به قدم بررسی کنیم.

برجسته کردن موارد تکراری ردیف‌ها/ستون‌ها در اکسل

برای برجسته کردن مقادیر تکراری و غیر منحصر به فرد، این مراحل را دنبال کنید.

مرحله 1: صفحه را با Excel باز کنید.

مرحله 2: اکنون مجموعه داده ای را که می خواهید تکراری بودن آن را بررسی کنید، انتخاب کنید. فراموش نکنید که عنوان ستون را در انتخاب خود بگنجانید.

مرحله 3: در بخش style ، conditional formatting را انتخاب کنید.

مرحله 4: Highlight Cell Rules را انتخاب کنید و به Duplicate Values ​​بروید.

مرحله 5: روی اولین منوی کشویی کلیک کنید و Duplicate را انتخاب کنید. در منوی کشویی بعدی، قالبی را که می‌خواهید برای برجسته کردن ورودی‌های تکراری استفاده کنید، انتخاب کنید. حالا روی OK کلیک کنید.

در صفحه گسترده خود خواهید دید که اکسل ورودی های تکراری را برجسته کرده است. ساده نبود؟ با این حال، اگر با قالب‌بندی جداول مشکل دارید، این بهترین روش‌ها را برای قالب‌بندی داده‌های جدول در مایکروسافت اکسل بررسی کنید.

نحوه استفاده از فرمول اکسل برای یافتن ستون ها یا ردیف های تکراری

COUNTIF یکی از رایج ترین فرمول های اکسل برای برجسته کردن موارد تکراری است. همانطور که در بالا توضیح داده شد، در درجه اول برای شمارش تعداد سلول هایی که در یک محدوده تعریف شده ظاهر می شوند و معیارهای از پیش تعریف شده را برآورده می کنند، استفاده می شود. علاوه بر این، از عملکرد ” Conditional Formatting” معاصر نیز برخوردار است زیرا به کاربر اجازه می دهد تا دستور را تعریف کند، برخلاف قالب بندی شرطی، که فقط موارد تکراری را انتخاب می کند.

با استفاده از تابع COUNTIF، نه تنها می توان مواردی که 2بار تکراری را برجسته کرد، بلکه مواردی که سه بار تکرار و سایر مقادیر تکراری را نیز برجسته کرد. علاوه بر این، برجسته کردن یک ردیف کامل بر اساس مقادیر تکراری در یک ستون خاص، چندین ستون یا همه ستون‌ها را آسان می‌کند.

Syntax: =COUNTIF (range, criteria)

محدوده محدوده سلول هایی را که باید در آن فرمول اعمال شود و معیارها مبنایی را که برای شناسایی موارد تکراری باید اعمال شود را مشخص می کند.

نحوه برجسته کردن همه مقادیر در صفحه گسترده

مرحله 1: محدوده سلول ها را انتخاب کنید. اکنون به تابع Conditional Formatting در تب Home بروید و New Rule را انتخاب کنید.

مرحله 2: گزینه ” Use a formula to determine which cells to format ” را انتخاب کنید.

مرحله 3: اکنون محدوده را انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید.

برای مثال:  ‘=COUNTIF ($A$1:$B$10, A1)=2’

در این مثال، ($A$1:$B$10) محدوده A1:B10 را برای اکسل تعریف می کند، در حالی که A1 معیار است، به این معنی که اکسل همان مقدار سلول A1 را با سلول های برجسته شده مقایسه و شناسایی می کند، یعنی A1:B10 . عدد بعد از مساوی به تعداد دفعاتی است که مقدار A1 باید در A1 تا B10 تکرار شود تا برجسته شود.

مرحله 4: پس از تعیین فرمول، محدوده تعریف شده را انتخاب کنید و روی نماد پایین کلیک کنید تا سبک فرمت بندی را تنظیم کنید.

خودشه. حالا اگر مقداری دو بار ظاهر شود، اکسل سلول را هایلایت می کند.

برای مثال، می‌توانید فرمول را به =COUNTIF ($A$1:$B$10, A1)= 3 تغییر دهید تا همه مقادیر سه‌گانه را برجسته کنید. یا فرمول را به = COUNTIF ($A$1:$B$10, A1) > 3 تغییر دهید تا سلول هایی که بیش از سه بار ظاهر می شوند را برجسته کنید.

موارد تکراری در سطرها را در اکسل برجسته کنید

برجسته‌کننده داخلی مقادیر را فقط در سطح سلول کپی می‌کند. گفته شد، اگر می‌خواهید یک ردیف کامل از مقادیر تکراری را برجسته کنید، باید تابع COUNTIF را تغییر دهید تا به نتیجه دلخواه خود برسید.

مرحله 1: ابتدا سلول ها را برای بررسی تکراری انتخاب کنید.

مرحله 2: به تابع Conditional Formatting در قسمت Style رفته و New Rule را انتخاب کنید.

مرحله 3: گزینه ” Use a formula to determine which cells to format ” را انتخاب کنید.

مرحله 4: فرمول را وارد کنید یعنی “= COUNTIFS ($A$2:$A$14,$A2,$B$2:$B$14,$B2,$C$2:$C$14,$C2) = 2′

حالا اکسل بر اساس درخواست شما نتیجه را تولید می کند.

توجه داشته باشید، تابع COUNTIFS مانند تابع COUNTIF کار می کند. اگر می‌خواهید مواردی که 3بار تکرار شدند را شناسایی کنید، «2» از فرمول بالا را با «3» جایگزین کنید. همچنین می توانید معیارهایی را به عنوان “>1” یا “<3” تنظیم کنید.

مثال: ‘= COUNTIFS ($A$2:$A$14,$A2,$B$2:$B$14,$B2,$C$2:$C$14,$C2) = 3’

اگر هنگام استفاده از اکسل در مک با مشکلی مواجه هستید، این بهترین راه‌ها را برای رفع باز نشدن اکسل در مک بررسی کنید.

چگونه مقادیر تکراری را در اکسل حذف کنیم

نه تنها می توانید مجموعه داده تکراری را برجسته کنید، بلکه می توانید به راحتی آن را با استفاده از اکسل حذف کنید. در اینجا نحوه انجام آن آمده است.

مرحله 1: ابتدا مجموعه داده ای را که می خواهید موارد تکراری را از آن حذف کنید، انتخاب کنید. فراموش نکنید که عنوان ستون را به همراه ستون انتخابی انتخاب کنید.

مرحله 2: در منوی Excel در بالا، روی زبانه Data کلیک کنید.

مرحله 3: اکنون از قسمت Data Tools روی نماد Remove Duplicates کلیک کنید.

مرحله 4: در کادر محاوره ای Remove Duplicate Warning، Expand the Selection را انتخاب کرده و روی Remove Duplicates کلیک کنید.

مرحله 5: در قسمت Remove Duplicates، ستون های تکراری را که می خواهید حذف کنید انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید.

اکسل ورودی های تکراری را از مجموعه داده انتخابی حذف می کند و داده های منحصر به فرد را برای پردازش شما باقی می گذارد.

صفحه بدون داده تکراری در اکسل

اگر با یک مجموعه داده بزرگ سر و کار دارید، برجسته کردن مقادیر سلول های تکراری یک حرکت هوشمندانه خواهد بود. روش های ذکر شده در بالا بدون توجه به اینکه به طور منظم یا گهگاهی از Excel استفاده می کنید مطمئناً به شما کمک می کند. امیدوارم این راهنما به شما در برجسته کردن موارد تکراری در اکسل کمک کرده باشد. به ترفندهای بیشتری برای مدیریت کارآمد کار خود در اکسل نیاز دارید؟ در بخش نظرات در زیر یک علامت مثبت بگذارید.